Les Archives publiques de l’Ontario recueillent des documents et autre matériel se rapportant à tous les aspects de l’histoire du lieu que nous appelons maintenant l’Ontario. Ceci comprend parfois du matériel qui documente une violence et des injustices, des attitudes et comportements offensants ou préjudiciables du passé ou toujours en cours, ainsi que des documents de nature sensible sur le plan personnel ou culturel.

Les membres du personnel des Archives publiques de l’Ontario décrivent ce matériel pour le rendre accessible au public. Nous nous efforçons de donner accès aux articles de notre collection d’une façon qui respecte la dignité humaine, qui répond aux besoins individuels et de la collectivité et qui respecte des lois comme la Loi sur le droit d’auteur du Canada et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Parallèlement, nous croyons qu’il est important que des aspects pénibles de l’histoire de l'Ontario soient documentés, accessibles et connus afin que les particuliers et les institutions, incluant les Archives publiques de l'Ontario, puissent être redevables de leurs actions.

Pratiques descriptives aux Archives publiques de l'Ontario

Les Archives publiques de l’Ontario sont déterminées à améliorer leurs pratiques descriptives afin de décrire les documents d’une façon exacte, respectueuse et de manière à ne pas offenser ou causer de préjudice inutile. Lorsqu’ils décrivent les documents, les membres du personnel conservent le langage utilisé par les créateurs des documents ou les propriétaires de la collection afin de conserver le contexte des documents et d’éviter d’assainir l’histoire en supprimant des attitudes et visions du monde du passé.

De manière générale, les membres du personnel indiquent qu’un titre a été fourni par le créateur d’un document en écrivant le titre sans crochets. Lorsque les membres du personnel ont fourni ou modifié des titres ou estimé certaines dates, des crochets entoureront les articles. Par exemple :

• Livre de comptes de la caisse de retraite pour v[euves] et o[rphelins], Brockville, 1885- 1915 (MU 7786)
• Lettre de Tom Elice [Ellis] à Mary Warner, 9 juillet 1854 (F 4536)

Dans certains cas, les membres du personnel peuvent juger nécessaire d’éliminer des insultes et des termes offensants; de tels cas seront clairement indiqués par l’utilisation de crochets et d’une remarque. Nous invitons les chercheurs à demander l’accès à la description originale et non modifiée.

Nos bases de données contiennent des descriptions qui ont été créées au fil de plusieurs décennies. Bon nombre des descriptions de documents d’archives et autre matériel peuvent contenir un langage maintenant considéré comme étant désuet ou préjudiciable. Les membres du personnel procèdent actuellement à l’examen des bases de données et travaillent à modifier le langage utilisé dans les descriptions et à y ajouter du contexte.

Les Archives publiques de l’Ontario reconnaissent et admettent que la description de documents d’archives et autre matériel historique est fondamentalement une question d’interprétation, et non une activité neutre ou objective. Les membres du personnel cherchent à offrir une représentation exacte et utile du matériel qu’ils décrivent, mais leur travail est inévitablement influencé entre autres par leur propre vision du monde, leurs expériences de vie, leur éducation, leurs valeurs, leurs intérêts et leur identité.

Nous vous invitons à nous formuler vos commentaires. Veuillez communiquer avec nous à l’adresse reference@ontario.ca en indiquant « Commentaires sur la base de données » dans l’objet du message.

Si vous avez le sentiment qu’une description, entrée de catalogue ou image de notre base de données des descriptions des documents d’archives, de notre base de données des documents visuels, du catalogue de la bibliothèque BIBLiON ou de la base de données de la Collection d'œuvres d’art du gouvernement de l’Ontario est offensante et devrait être examinée, veuillez communiquer avec nous à l’adresse reference@ontario.ca.

En retour, nous accuserons réception de votre demande en répondant dès que possible (et dans un délai de 14 jours ouvrables), examinerons votre demande et retirerons temporairement la description ou l’image de la vue du public si nécessaire tandis que nous déterminons une marche à suivre. Une fois notre examen terminé, nous pourrions décider de retirer de façon permanente le contenu de la vue du public, de réviser le contenu ou de rendre à nouveau public le contenu sans y apporter de modification.  Nous vous informerons de la mesure prise dans un délai de 30 jours et nous vous indiquerons les motifs de la décision. Si notre examen se prolonge au-delà de 30 jours, nous vous en informerons et vous fournirons un échéancier estimé au cours du délai initial de 30 jours.