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Les Archives publiques de l'Ontario, une division du ministère des Services gouvernementaux, ont la responsabilité de conserver le patrimoine documentaire de la province et d’assurer l’accès aux collections d’archives qui proviennent tant du gouvernement que de sources privées.
Puisque plus de 99 % des collections des Archives sont sur support papier, le seul moyen d’offrir au public l’accès permanent à ces précieux documents est d’assurer d’excellents services de gestion rapide et d’entreposage à long terme. La modernisation des Archives publiques de l'Ontario afin d’améliorer la protection des documents et l’accessibilité du public constitue d’ailleurs la pierre angulaire de leur plan stratégique, lequel vise à devenir un service public axé sur le client.
En réponse à ce défi, les Archives ont adopté une stratégie d’aménagement en deux phases. |
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Testament de Charles Vance Millar, 1926
Dossiers de la Cour des successions et des
tutelles du comté de York
Code de référence : RG 22-305, dossier 55697
Archives publiques de l'Ontario |
| La première, celle de la mise sur pied des services d’entreposage à long terme et de gestion des documents, est terminée. En effet, en mars 2006, les Archives publiques de l'Ontario ont achevé le transfert de plus de 300 000 contenants d’archives irremplaçables vers une nouvelle installation appartenant à des intérêts privés, et exploitée par eux, dont les mesures de contrôle des conditions ambiantes et de sécurité n’ont pas d’égal dans le monde. |
| L’évaluation et l’achat de services d’entreposage à long terme et de gestion des documents auprès d’organismes du secteur privé ayant fait l’objet d’un processus méticuleux, la qualité de la préservation du vaste patrimoine documentaire de l’Ontario en est d’autant améliorée. Les recherches effectuées à l’intérieur du projet nous ont également permis de découvrir que cette approche était unique. En effet, nulle part dans le monde, les archives gouvernementales n’utilisent ce modèle pour répondre à leurs besoins d’entreposage à long terme. |
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Plus de 300 000 contenants ont été transférés à l’installation d’Archives ONE entre avril 2005 et février 2006
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Les avantages nets sont doubles. Ce qui est plus important encore, les archives publiques sont désormais entreposées et protégées de façon adéquate dans une installation des plus modernes. En outre, le temps de traitement des demandes de documents a diminué, pour passer d’environ 48 à 72 heures à aussi peu que 3 heures.
La deuxième phase de la stratégie d’aménagement est également unique dans son approche. En effet, un promoteur du secteur privé, choisi par appel d’offres public, se verra confier le mandat de concevoir, de construire, de financer et de gérer la principale installation de service au public des Archives publiques de l'Ontario, située dans la ville de Toronto. L’objectif est de terminer cette phase en mars 2009.
Suivez les liens suivants pour en savoir davantage sur le projet d’entreposage hors site :
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