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On a créé un bureau de développement des partenariats et des installations afin de superviser et de coordonner le processus, d’organiser différents modes de prestation des services et d’assurer la sécurité des collections. En ce qui a trait au processus d’approvisionnement visant à choisir un fournisseur de services, on a adjoint à l’équipe un conseiller en processus d’approvisionnement, un conseiller en services techniques, un conseiller en équité rattaché à la Division de la vérification interne du ministère, de même que plusieurs comités de travail composés de membres du personnel interne et d’experts externes engagés dans l’évaluation du projet et dans le contrôle préalable.
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Le projet comporte quelques points de repère, notamment les suivants :
- la publication de la demande de qualification et de la demande de proposition;
- l’évaluation minutieuse des soumissions aux deux étapes;
- le choix du soumissionnaire et les recommandations au Cabinet; les précisions liées au contrat;
- l’exécution du contrat;
- la construction de l’installation d’entreposage des archives;
- la vérification et l’homologation de l’installation et des services;
- enfin, le transfert des collections d’archives.
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Clôtures de sécurité et caméras autour de l’installation |
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La préparation du transfert des collections d’archives a nécessité l’embauche de dix membres du personnel affecté à ce projet et de plusieurs entreprises du secteur privé. Pendant 3 ans, ces personnes ont été chargées de vérifier, de recueillir et d’entrer les données dans le système de suivi des contenants des Archives, en plus de préparer les 280 000 contenants de documents écrits, les 5 000 contenants de documents photographiques et les 20 000 bobines de microfilm à transférer à la nouvelle installation.
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De ce fait, le transfert de plus de 300 000 contenants a pris moins de 10 mois, sans perturbation notable du service au public.
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Cliquez pour voir une version plus large et plus détaillée de l'organigramme du projet de déménagement (105ko) |
Une archiviste appose un code à barres sur une boîte |
Sasie de données dans le système de pistage des contenants |
Arrivée de boîtes à Archives ONE |
Placement de boîtes sur les rayons à Archives ONE |
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Triage de boîtes en vue de leur entreposage |
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