En 2000, les Archives ont publié leur premier Plan stratégique qui visait principalement à offrir un meilleur service aux clients. Pour atteindre ce but, il fallait mettre en place les mesures suivantes :
- se doter d’un système d’entreposage adéquat (un document détérioré est un document inaccessible);
- effectuer une meilleure gestion physique des collections grâce à l’automatisation;
- améliorer les délais dans le traitement des demandes de documents, tout en démontrant que l’utilisation des fonds consacrés à ce projet était optimisée.
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On a déjà essayé de remplacer les installations existantes et désuètes, mais ces tentatives ont été ralenties par le coût élevé d’une installation qui offrirait l’entreposage et l’accès, mais aussi par les exigences contraires reliées à ces deux fonctions : d’un côté, il faut un lieu d’entreposage vaste de type chambre forte et, de l’autre, un accès pratique pour le public. La stratégie d’aménagement des Archives distingue les deux fonctions interreliées selon les exigences qui y sont rattachées.
L’endroit qui correspond le mieux au volet « entreposage » est situé loin du centre urbain fortement peuplé, et il est protégé des intrusions et des autres dangers reliés au milieu. En revanche, le volet « accès par le public » sous-entend un emplacement centralisé, près des transports publics et du siège du gouvernement, de façon à mieux servir sa clientèle principale.
 La stratégie est donc simple : faire en sorte que les deux installations soient situées là où elles le doivent et les relier par un service de gestion documentaire extrêmement sûr. Cette mesure n’est pas inhabituelle, car, de fait, plusieurs autres services d’archives gouvernementales disposent de lieux d’entreposage hors site. L’aspect fondamental et véritablement unique de l’initiative réside dans le fait que la question de l’entreposage et de la gestion des documents a été résolue grâce à un partenariat public-privé. Les Archives publiques de l'Ontario traitent actuellement avec une entité qui assure l’entreposage de ses collections dans un environnement contrôlé et sûr en plus de traiter les demandes de documents entreposés.
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La planification a débuté par une recherche effectuée à l’échelle internationale dans le but d’examiner les autres méthodes de prestation de services et de déterminer précisément les incidences et les coûts à long terme sur les services. De concert avec des experts externes et des fournisseurs de services du secteur privé, les Archives ont participé à des ateliers de gestion du risque. Enfin, une analyse de rentabilisation et un plan d’exécution de projet ont été élaborés à l’intérieur de la stratégie globale d’aménagement des Archives, laquelle a été approuvée par le gouvernement en 2000. |
