Les documents du Secrétariat de la province (RG 8-1-1)

Au nombre de ses nombreux projets continus, le personnel des services de préservation a entrepris un projet pluriannuel en vue d’apprêter les documents de correspondance générale de l’ancien Secrétariat de la province (RG 8-1-1) aux fins de leur microfilmage. Ces documents ont été créés entre la Confédération (1867) et 1910, et consistent en près de 190 mètres de matériel (mesuré par la longueur de l'espace sur étagère qu’ils occupent). Le Secrétariat de la province était un « super » ministère, doté d’un large éventail de responsabilités, dont la santé, les services correctionnels, la justice, les sociétés, la délivrance de permis et les nominations. Il s’agit d’une importante collection de documents qui donne un aperçu assez complet des débuts de l’administration gouvernementale en Ontario.

Certains de ces documents n’ont pas été consultés depuis plus de 100 ans, et parce qu’ils ont été emballés très serrés, ils sont devenus trop fragiles pour être consultés. En outre, certains de ces documents sont moisis et posent donc un risque pour la santé.

On trouve dans de nombreuses archives un contenant standard, appelé une boîte d'archives, qu’on utilise généralement pour conserver des documents textuels. Une boîte d'archives contient environ 100 dossiers de correspondance des archives RG 8-1-1.

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Un « dossier de correspondance » est en fait un dossier plié contenant toute la correspondance relative à un sujet ou un incident particulier. Il peut donc contenir plusieurs types de papier, et parfois des parchemins, tous pliés très serrés. Après des décennies d'entre posage dans ces conditions, les pages s’effritent et sont difficiles à séparer.

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Une fois que les dossiers pliés ont été retirés de la boîte Hollinger et que toutes les attaches (trombones et agrafes) ont été enlevées, les dossiers sont placés dans un générateur de micro-climat. Cet appareil permet au conservateur de hausser ou de baisser délicatement l’humidité relative (HR) au niveau désiré (dans ce cas, le niveau d’humidité relative a été élevé à près de 80 pour cent). Les fibres de papier sec craquelé absorbent l’humidité en quantité suffisante pour permettre aux plis de se relâcher. Les pages sont ensuite aplaties et séchées sous pression. Une fois sèches, elles sont prêtes à être réparées et reformatées.

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L’objectif de la réparation de papier pour documents de longue conservation est de stabiliser la page de façon à ce qu’elle puisse être utilisée sans risque par le chercheur et copiée au besoin. La plupart des réparations sont effectuées avec du papier Japon et de la pâte d’amidon de blé de haute qualité. Ces matériaux sont utilisés depuis des centaines d’années et se sont révélés inertes et réversibles (ils peuvent être retirés en toute sécurité).

Les dossiers de correspondance renferment parfois des formats et des matériaux surprenants, tels que ce document de 53 centimètresimprimé sur du papier journal de mauvaise qualité et le certificat sur parchemin manuscrit, ci-dessous, à droite.

Le papier journal a été encapsulé dans une enveloppe en polyester inerte, de sorte qu’il puisse être manipulé et visualisé sans danger.

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Le parchemin, dans un état beaucoup plus robuste, a été placé dans un classeur à quatre volets préparé sur mesure pour protéger le document, et surtout son sceau en cire.

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Après avoir été aplatis et réparés, les documents sont replacés dans des chemises de qualité archives dans cette boîte de rangement standard en carton ondulé et sans acide.

Chacune de ces boîte contient près de 250 dossiers de correspondance. Les documents trop grands, comme celui qui est montré ci-dessus, qui doivent être conservés à plat sont rangés séparément dans des armoires à cartes géographiques, munies de grands tiroirs profonds.

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Documents dans le fonds Famille John Beverley Robinson (F44)

L’Unité des services de préservation est souvent appelée à inspecter et évaluer la condition de documents de sources privées donnés aux Archives, et ce dans le cadre du processus d’évaluation. Une fois que ces documents sont devenus la propriété des Archives, certains sont envoyés au laboratoire pour des traitements de stabilisation, leur préparation pour un reformatage ou pour leur transfert dans de nouveaux contenants, si nécessaire.

En 2002, deux rouleaux de parchemin auxquels des sceaux étaient attachés, et qui étaient conservés dans des boîtiers, ont été donnés aux Archives. Ces deux documents constituaient une addition au fonds Famille John Beverley Robinson (F44), qui faisait déjà partie de nos collections. Le fonds comprends le documents d’archives de la famille de Sir John Beverley Robinson, procureur général, solliciteur général et juge en chef du Haut-Canada. D’autres membres de sa famille ont exercé des fonctions telles que chancelier de Trinity University, lieutenant-gouverneur provisoire du Haut-Canada ou Commissaire général de la Nouvelle-Écosse .

Les deux rouleaux ont été acceptés en tant qu’additions au fonds. Un des documents, qui date de 1854, montre les armoiries de la famille émises par le College of Heralds de Londres. L’autre document est la confirmation du titre de baronet conféré à John Beverly Robinson; il date du milieu du 19e siècle.

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Sir John Beverly Robinson, juge en chef,
Haut-Canada, [vers 1840]
Hoppner Meyer
Reproduction d'un [négatif]
Code de référence : C 281-0-0-0-143
Archives publiques de l'Ontario, I0003072

Les deux documents étaient demeurés roulés depuis leur rédaction il y a environ 150 ans. Il fallait les aplatir afin de permettre leur consultation. Le document dans lequel le titre de baronet avait été conféré à John Beverley Robinson consiste de deux feuilles de parchemin attachées le long de la tranche inférieure à un sceau, par un fil tressé qui ne pouvait pas être detaché.

Le sceau en cire dans son contenant de métal ne pouvait pas être humidifié sans risque, et les deux feuilles de parchemin ont dû être séparées pour éviter que le médium ne déchire la feuille d’à côté ou ne s’y colle.

Une chambre scellée a été créée, avec une source d’humidité sous le parchemin (qui n’atteint pas le sceau).

La feuille supérieure du parchemin a été placée sur une grille en plastique surélevée à la hauteur désirée, et retenue par des buvards et des attaches.

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Ensuite, un plastique transparent a été placé sur des supports plus élevés de sorte qu’il ne touche pas le document.

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Une fois que le parchemin est suffisamment humidifié, il est séché sous pression. Les buvards et les attaches sont placés sur les bords des deux feuilles.

Les élastiques retenant les attaches sur la feuille inférieure ont été enfoncés dans la planche souple et dense au-dessous.

Une autre planche a été placée à 90 degrés par rapport à celle-ci, de sorte que la feuille supérieure puisse être légèrement surélevée en attachant les élastiques à la planche au-dessus de la table.

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Confirmation du titre de baronet conféré à
John Beverley Robinson, 1854
Fonds Famille John Beverley Robinson
Code de référence : F 44, acquisition no 43186
Archives publiques de l'Ontario

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Confirmation du titre de baronet conféré à
John Beverley Robinson, 1854
Fonds Famille John Beverley Robinson
Code de référence : F 44, acquisition no 43186
Archives publiques de l'Ontario

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Après le traitement, une boîte a été spécialement préparée pour conserver les documents en toute sécurité.

Le parchemin comprenant les armoiries familiales, auquel deux sceaux sont attachés, est exposé ici avec des encarts blancs Foamcor pour empêcher que les sceaux ne bougent. Les encarts en carton ondulé et extra-fort empêcheront le document de bouger lorsqu'il est retiré des magasins.

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