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Classification aux Archives publiques de l'Ontario : Système canadien axé sur les séries

Àpropos des Archives publiques de l'Ontario - bannière      

Bob Krawczyk, ex-agent des normes de description, Archives publiques de l'Ontario

(Une explication plus détaillée du système de séries des Archives publiques de l'Ontario est maintenant disponible dans la revue Archivaria: Krawczyk, Bob. « Cross Reference Heaven: The Abandonment of the Fonds as the Primary Level of Arrangement for Ontario Government Records. » Archivaria no. 48 (Fall 1999) pp.131-153)

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Introduction

Les Archives publiques de l'Ontario (APO) ont récemment décidé d'abandonner la classification fondée sur le respect des fonds pour les documents du gouvernement de l'Ontario et de la remplacer par une méthode apparentée au système australien axé sur les séries. Le présent document rappelle l'évolution et la justification de cette décision et décrit les modifications qui ont été apportées au système australien. Il fait également état des rajustements que les Archives lui apporteront en lui appliquant les RDDA de manière à pouvoir mettre en œuvre la classification fondée sur les séries. Enfin, le document renferme un calendrier d'exécution, ainsi qu'un exemple d'une description de série reliée aux fiches d'autorité.

Les Archives publiques de l'Ontario conservent également dans leurs fonds des archives privées de personnes, de familles, d'associations et d'entreprises significatives pour la société ontarienne. Elles entendent continuer à classer et à décrire ces documents en appliquant le principe du respect des fonds.

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Les pratiques de classification antérieures des Archives de l'Ontario

Le système des groupes d'archives RG

L'évolution des pratiques de classification des Archives publiques de l'Ontario pour les documents gouvernementaux ressemble à celle de bien d'autres institutions en Amérique du Nord. Les séries ont été regroupées en groupes d'archives (« records groups ») pour correspondre à peu près aux créateurs uniques, puis, au fil du temps, à des créateurs multiples ou à des groupes de créateurs assimilés. Ces créateurs ont été le plus souvent définis à l'échelle d'un ministère ou d'un département, même si certaines agences indépendantes ont pu aussi se voir attribuer des RG distincts. Un numéro RG unique a également pu être affecté suite à la demande de chercheurs pour des documents d'archives et en fonction de la fréquence des changements administratifs qui survenaient dans les organismes qui les créaient.

Comme une foule d'autres institutions, les APO ont éprouvé des problèmes avec le système de RG, car les groupes d'archives ont été définis arbitrairement. Comme la création des groupes d'archives pour des organes affiliés, comme des agences, des conseils et des commissions, ne reposait pas sur des critères uniformisés, leur définition s'est faite au petit bonheur. De plus, la succession de changements administratifs a fait que les décisions relatives aux pratiques de classification antérieures ont dû être fréquemment révisées.

L'avènement de la « description souple »

En 1993, le Comité permanent des Archives de l'Ontario sur les mécanismes de contrôle intellectuel (« Standing Committee on Intellctual Controls) s'est penché sur le problème des changements administratifs en adoptant la « description souple » (en fait, c'est la classification qui est souple). Les archivistes ont bénéficié de plus de latitude pour fournir de l'information sur la provenance des documents gouvernementaux dans leurs répertoires sur support papier.

Depuis, les archivistes des APO ont élaboré des modes d'accès aux descriptions de séries dans les instruments de recherche de documents gouvernementaux, même si les instruments de recherche comme tels continuent d'être fondés en grande partie sur les groupes d'archives qui existaient auparavant. Dans un instrument de recherche dédié à un ministère ou à plusieurs, les renvois étaient habituellement fournis entre l'agence créatrice (habituellement un organe affilié comme une direction ou une division) et la série qu'elle créait. De cette manière, la série pouvait être reliée selon sa provenance à plus d'une direction, indépendamment d'un changement de nom ou de fonction de la direction. Ainsi, la « description souple » offrait une forme de classification pour une série de provenances multiples.

De plus, la « description souple » permettait de placer des descriptions de séries de provenances multiples dans plus d'un instrument de recherche, au besoin. Dans la pratique cependant, on ne l'a pas fait souvent parce que les séries étaient difficiles à retracer quand les descriptions étaient mises à jour et qu'on n'avait pas de lignes directrices pour régir leur placement dans plus d'un fonds. Il a également été découvert que certains éléments de description des fonds, comme la description physique, perdaient toute importance lorsque la série était placée dans plus d'un fonds.

À l'heure actuelle, les chercheurs qui viennent aux Archives pour accéder à des documents gouvernementaux trouveront des instruments de recherche sur support papier, normalement établis d'après le ministère qui a créé les documents, mais aussi parfois, à la suite de changements administratifs, sous un vaste thème fonctionnel, comme « tourisme ». Ces instruments de recherche renferment des descriptions détaillées des organismes affiliés (par ex. la « Division de l'industrie du tourisme ») et des ventilations de diverses fonctions représentées dans les documents d'archives décrits dans l'instrument de recherche (comme « développement d'infrastructures touristiques »). Ces deux types de listes renvoient aux descriptions de chaque série et font office d'accès à la description dans le contexte de l'instrument de recherche.

Ce système comporte certains avantages et a permis aux archivistes d'acquérir une expérience précieuse pour analyser les fonctions d'une série et pour tenir compte de la multiplicité des provenances des documents d'archives. Néanmoins, il ne comporte toujours pas de normes pour définir une série (ou un fonds) et aide peu à rectifier les décisions prises antérieurement en matière de classification. Même s'il permet aux chercheurs de trouver plus facilement des documents dans un même instrument de recherche en se fondant sur la provenance et la fonction, il ne leur donne pas un accès aussi systématique à tous les documents détenus par le gouvernement. De plus, comme ce système ne repose pas vraiment sur la définition d'un créateur ou d'un fonds dans le contexte de l'administration du gouvernement de l'Ontario, l'application des RDDA pose des problèmes, le moins qu'on puisse dire. Enfin, la « description souple » ne peut fonctionner que si elle continue de se faire sur papier, dans des reliures d' »instruments de recherche » de documents connexes de la salle de lecture des APO. Comme les Archives envisagent d'automatiser la description, il est devenu évident que le système de classification des documents gouvernementaux en place ne pourrait pas être appliqué systématiquement dans un contexte d'automatisation.

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Le rejet de la méthode fondée sur le respect des fonds

Le succès de l'automatisation de la description des documents gouvernementaux dépendra de l'adoption d'une méthode de classification beaucoup plus rigoureuse. Deux options ont été relevées : la formulation et l'application d'une définition des « fonds » qui seraient pratiques dans le contexte du gouvernement de l'Ontario et l'adoption d'une méthode fondée sur les séries pour les documents gouvernementaux.

En janvier 1997, un document de travail a été distribué à tous les archivistes. Au cours des réunions ultérieures, tous appuyaient l'adoption de la méthode de classification fondée sur les séries. L'équipe chargée de mettre au point un prototype aux Archives, qui était en train d'examiner des options pour constituer une base de données descriptives pour tous les fonds détenus, a eu pour mandat d'élaborer un système pilote qui tiendrait compte de la nouvelle méthode pour classer les documents gouvernementaux. À l'été, il était évident qu'une telle méthode pourrait fonctionner avec une base de données électroniques. En novembre de la même année, le comité de gestion des opérations des Archives a approuvé l'utilisation du système de séries pour la classification des documents du gouvernement de l'Ontario.

Les archivistes et la direction des APO ont accepté aussi rapidement le système entre autres parce qu'ils étaient déterminés à fournir des renseignements historiques de plus en plus complets sur la provenance, dans l'optique des séries de provenances multiples, en raison de l'avènement de la description souple. Les archivistes ont vu dans le système un moyen de composer efficacement avec la structure en perpétuel changement du gouvernement de l'Ontario et les défis que cela posait au titre de la classification. De plus, les archivistes étaient au courant des discussions en cours sur la classification et sur la définition des « fonds » ainsi que sur les problèmes associés aux séries de provenances multiples.

Dans la littérature archivistique, on signale que le rythme accéléré des changements administratifs et le caractère atypique des modalités administratives en vigueur qui ont empêché de se conformer aux modèles hautement hiérarchisés d'antan sont maintenant très fréquents. Dans une foule d'écrits, il est question de la définition des fonds et des problèmes associés aux séries de provenances multiples, à savoir qu'ils donnent lieu à plus de défis que de solutions dans les milieux archivistiques modernes.

(note de bas de page #1).

Deux grandes questions sont constamment associées à un système de classification selon le principe du respect des fonds : le défi de formuler une définition pratique d'un « organe créateur de fonds » et les problèmes qui découlent des tentatives pour affecter une série de provenances multiples à un fonds prédéfini et exclusif.

Le problème de la définition des fonds

Le modèle le plus fréquent qui sert à définir un créateur affilié mais indépendant est celui de Michel Duchein (voir La Gazette des archives 97, 1977, Le respect des fonds d'archives : principes théoriques et problèmes pratiques). Bibliothèque et Archives Canada, qui ont publié un rapport intitulé « Critères concernant l'établissement de fonds pour les documents du gouvernement du Canada » en 1995, se sont beaucoup inspirées des critères de Duchein. Le rapport identifie les éléments suivants pour définir un fonds du secteur public : un créateur doit posséder une identité juridique, un mandat officiel, une position hiérarchique définie, un vaste degré d'autonomie, une structure organisationnelle et un système de gestion des documents indépendant.

En examinant la création, la dissolution et la structure des agencies au sein du gouvernement de l'Ontario, on a constaté que ces critères étaient non seulement difficiles à appliquer de manière uniforme, mais aussi trop conservateurs quant à ce qui devrait être considéré un organe créateur de fonds. Par exemple, certains ministères du gouvernement de l'Ontario n'ont aucune loi habilitante, mais ils sont régis par les lois qui établissaient des ministères prédécesseurs fusionnés depuis pour former de nouvelles entités. Comment peut-on concilier cette situation et la nécessité d'avoir une « identité juridique »? Même si les lignes directrices donnent une certaine orientation sur la façon de s'y prendre, le contexte du gouvernement de l'Ontario semble dicter un trop grand nombre d'exceptions ou de justifications pour qu'elles puissent être respectées dans les faits.

De toute manière, les critères ne servent qu'à répondre à une seule question, soit de savoir comment déterminer si des personnes morales « affiliées » peuvent être considérées comme des « créateurs de fonds » distincts de l'organisme de contrôle. C'est une question importante, certes, mais elle ne tient pas compte des changements de nom et de fonctions, de la création et de la dissolution d'entités au fil du temps. Il peut être frustrant d'essayer d'appliquer ces critères : Qu'advient-il lorsque le changement de nom n'est pas assorti d'un changement de fonctions? Ou de la situation inverse? Dans un cas comme dans l'autre, la question se pose : s'agit-il d'un seul organisme ou de deux?

Qui plus est, les Archives nationales font une distinction dans leur rapport entre les compétences (fonctions) qui passent d'une entité à une autre et de compétences qui sont confiées d'une entité « disparue » à une autre. Il est fait mention que « Si un nouvel organisme est créé pour exercer les compétences d'un organisme disparu, mais que la continuité des compétences entre les deux est incontestable et complète, on considère qu'il n'existe qu'un seul fonds d'archives dont le nom a simplement changé » (note de bas de page #2). Autrement dit, l'archiviste dispose d'une certaine latitude pour établir la différence entre un changement de nom et un nouveau créateur. Toutefois, le rapport ne renferme pas de définition des termes « nouvel », « disparu » et « compétences » se rapportant aux personnes morales.

Aux Archives publiques de l'Ontario, il a été décidé qu'il fallait un moyen clair et systématique pour établir la distinction entre les changements de noms et de fonctions, les nouvelles entités et les entités disparues au fur et à mesure de leur création et de leur évolution dans le temps. Ce n'est qu'après avoir mis au point un tel moyen que les liens entre les organes créateurs pourront être codifiés et présentés au public pour établir le contexte de la création et de l'utilisation ultérieure des documents d'archives à décrire.

Le problème des séries de provenances multiples

Une méthode de classification selon le principe du respect des fonds exige implicitement que la série soit placée dans des groupes qui s'excluent mutuellement. On définit un fonds pour une entité comme un « ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement, créés et/ou accumulés et utilisés par une personne physique ou morale ou par une famille dans l'exercice de ses activités ou de ses fonctions » (note de bas de page #3). Cette définition qui met l'accent sur la notion d'« ensemble » de documents complique énormément la classification des séries de provenances multiples et entre en conflit avec diverses solutions que les archivistes avaient mises au point pour placer les séries de provenances multiples.

La plupart du temps, quand ce problème est discuté, on part de l'hypothèse implicite que le contexte de la création et de la conservation d'une série est toujours pareil, à savoir qu'une série est créée, utilisée et cédée aux archives par un seul créateur et que la conservation d'une partie de la série se fera de la même façon pour tout autre partie. Or, cette hypothèse ne se vérifie pas.

À la suite d'une analyse de leurs documents, les APO ont découvert que c'était bel et bien l'opposé qui se produisait lorsqu'une série de documents d'archives était créée au fil du temps; en effet, des documents d'une même série accumulés séparément pouvaient être conservés de manière totalement différente. Lorsqu'une fonction était transférée d'un ministère à un autre, les séries créées puis cédées aux Archives provenaient de plus d'un ministère. De toute évidence, il s'agit d'une seule série qui renferme maintenant des documents créés et transférés aux Archives aux fins de conservation par deux « créateurs » différents. De manière caractéristique, la solution préconisée est de placer la série dans le fonds du plus récent créateur, en partant du principe que la série est maintenant intégrée au fonds de cette entité. Toutefois, cette pratique a pour effet de dissocier les fonds du créateur antérieur des documents qu'il a créés, accumulés et transférés aux archives. Elle ne saurait être compatible avec la définition de « fonds ».

On pourrait recourir à une autre méthode, si les règles pour définir un organe créateur de fonds sont appliquées avec moins de rigueur, en établissant un fonds pour l'entité administrative affiliée chargée de la fonction (normalement un organe administratif comme une division ou une direction qui assume la responsabilité d'une fonction cédée d'un ministère à un autre); toutefois, cela ne servirait qu'à éliminer la série du fonds des deux ministères et probablement de bien d'autres séries connexes aussi.

Une troisième option, qui soulève cependant encore plus de problèmes qu'elle n'en règle, serait de placer la série dans les deux fonds. Cette pratique compliquerait davantage la définition des fonds et irait à l'encontre du besoin d'affecter une série de documents à un seul (selon la méthode fondée sur le respect des fonds qui définit deux groupes de documents totalement distincts et qui les décrit ensuite comme un ensemble). Autrement dit, si l'on applique une définition stricte du terme fonds, comme c'est le cas pour de vastes administrations qui changent souvent, les archivistes ne peuvent représenter le contexte organique de la création au fil du temps.

Bien que le système de séries soit souvent critiqué pour ne pas refléter fidèlement la provenance, c'est le système des fonds qui a le plus de mal à tenir compte de l'évolution du contexte de la création au fil du temps. Le système de séries consiste en des descriptions de séries reliées à l'évolution de multiples organismes et sert à préciser le lien entre une série et de multiples créateurs, ce qui permet ainsi d'obtenir de l'information plus précise, plus systématique et plus souple sur la provenance dans un système d'instruments de recherche.

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L'harmonisation des Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) et du système de séries est-elle possible?

Les Archives publiques de l'Ontario sont au nombre des premières grandes institutions du Canada à avoir officiellement adopté les RDDA et à continuer d'appuyer avec ferveur leur application aux documents d'archives. De plus, puisque la description suit nécessairement la classification, toute décision de ne pas classifier les documents gouvernementaux au niveau des fonds précède logiquement une décision sur l'application des RDDA aux renseignements détenus par le gouvernement de l'Ontario.

En fait, il est étonnant de constater le peu de conflits qui existent entre la méthode axée sur les séries, la classification des documents gouvernementaux et l'application des RDDA, puisqu'il n'y a pas de différence entre le premier niveau de détail d'un fonds et celui d'une série, tous les éléments des RDDA qui peuvent servir au niveau du fonds pouvant aussi s'appliquer au niveau de la série. Toutefois, l'omission de descriptions au niveau du fonds peut supposer qu'une partie de l'information doit être répétée pour chaque série. De plus, l'élément du titre devra généralement comporter des renseignements sur le créateur au niveau de la série, alors que ce n'est pas implicitement le cas dans l'élément du titre du fonds.

Outre l'impact sur les descriptions des séries, le système de séries nécessite deux mesures qui s'écartent nettement des RDDA : les descriptions des documents gouvernementaux ne renfermeront aucune donnée au niveau du fonds et l'élément de l'histoire administrative sera remplacé par un champ répétitif, à plusieurs niveaux des « bureaux d'origine » relié à un fichier d'autorité qui renferme les histoires administratives. La discussion des répercussions de ces deux mesures dérogeant aux RDDA suit.

La faiblesse des éléments de description des fonds pour les personnes morales de grande taille

Une analyse des éléments de la description au niveau du fonds pour les documents gouvernementaux a révélé que leur valeur était souvent douteuse pour les chercheurs des APO. Ces éléments, comme l'histoire administrative et la notice sur la portée et le contenu, ont fréquemment servi à préciser les changements administratifs et leurs effets sur les archives. Ces explications, qui semblent souvent confuses et laborieuses dans une description selon le principe du respect des fonds, seront traitées avec plus d'élégance et de simplicité dans le système de séries. D'autres éléments de la description au niveau du fonds étaient de nature trop générale pour avoir quelque utilité. Par exemple, les énoncés d'accès au niveau du fonds sont normalement limités à une indication que les documents dans le fonds sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée. Par contre, des renseignements plus utiles et plus détaillés sur les restrictions applicables à chaque série de documents se trouvent au niveau de la série. De la même manière, les descriptions physiques au niveau du fonds pour les documents gouvernementaux étaient souvent trop longues pour être significatives (par ex. environ 2 000 m. de documents textuels et autres).

Les Archives publiques de l'Ontario ont conclu que les chercheurs n'auraient pas beaucoup plus de mal à accéder aux fonds détenus ou à en consulter le contenu si la description au niveau des fonds était abandonnée pour les documents gouvernementaux.

Les RDDA sont-elles compatibles avec la mise en œuvre d'un système de séries?

Même si les RDDA reposent sur un système de classification qui commence par une description du fonds, du général au spécifique, l'application systématique d'un certain nombre de RDDA existantes à un vaste groupe de personnes morales interreliées se prête à l'adoption d'un système axé sur les séries. Il s'agit particulièrement des règles suivantes :

  • L'histoire administrative et les notices biographiques peuvent être intégrées à la fiche d'autorité plutôt qu'à la fiche descriptive, si les fiches d'autorité et les fiches descriptives sont directement reliées dans le cadre d'un système d'instruments de recherche (Règle 1.7B, renvoi).
  • Au niveau de la série, des accès de multiples provenances peuvent être créés pour un créateur dont le nom a changé (Règle 21.3C).
  • En créant des vedettes pour des personnes morales, des renvois devraient être établis entre les collectivités faisant l'objet de vedettes connexes mais distinctes (Règle 26.3B1). De plus, des renvois justificatifs sont possibles lorsque des situations complexes se produisent dans ce processus (Règle 26.3C1).

Le système de séries n'est rien de plus qu'une application des RDDA existantes qui se rapportent aux liens entre les vedettes des personnes morales et entre ces vedettes et les descriptions de séries connexes.

Toutefois, l'application de certaines des règles du chapitre 26 (Renvois) sera modifiée. Par exemple, les renvois génériques voir aussi seront remplacés par des renvois plus précis, comme prédécesseur et successeur, et des renvois seront aussi permis entre les agences à différents niveaux de la même hiérarchie.

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Une modification du système australien

Le système qui est en voie d'élaboration aux Archives de l'Ontario ressemblera au système australien à bien des égards, l'aspect le plus évident étant la vaste base de données sur les historiques des agences. Ces historiques seront reliés les uns aux autres dans les liens relatifs au successeur, au prédécesseur, au contrôle et à l'affiliation au fil du temps de manière à enregistrer systématiquement tout changement administratif : cela permettra de relier des documents connexes. Les histoires administratives des agences seront reliées à la description de séries au moyen de multiples liens répétitifs. Néanmoins, ce ne sont pas toutes les facettes du système australien qui ont été adoptées.

Notre méthode ne fait pas de distinction entre « organisations » et « agences ». Dans le système australien, une organisation correspond au plus haut niveau de l'administration gouvernementale, le plus souvent le Commonwealth d'Australie. Les agences sont des entités administratives affiliées responsables de l'exécution de certaines fonctions précises qui sont reliées aux organisations qui en assurent le « contrôle ». Dans le contexte ontarien, la nécessité de créer une « organisation » semblable ne s'impose pas : la seule distinction utile entre les « organisations de contrôle » seraient les prédécesseurs coloniaux de l'Ontario d'aujourd'hui. Les Archives publiques de l'Ontario détiennent des documents créés avant la Confédération; toutefois, il n'est pas obligatoire de les isoler dans une base de données. De plus, le fait que des documents aient été créés par une entité datant d'avant la Confédération deviendra apparent au chercheur dès qu'il verra les variantes de nom dans la vedette d'auteur de l'agence. Par conséquent, dans la base de données de l'Ontario, l'agence de contrôle a été redéfini pour ressembler davantage à la définition que les archivistes canadiens peuvent associer à un « organe créateur de fonds », c'est-à-dire une agence qui jouit d'une indépendance suffisante pour ne pas être affilié à d'autres agences.

Contrairement au système australien, la base de données sur les agences du gouvernement de l'Ontario fera aussi office de base de données sur les vedettes d'auteur. Les descriptions des organismes renfermeront des vedettes créées conformément aux chapitres 23 et 24 des RDDA de même que des renvois s'inspirant du chapitre 26. Elles contiendront aussi tous les éléments de données nécessaires pour un document d'archives général international pour les personnes morales, les personnes et les familles (DAGI(PMPF)) qui permettra aux Archives de partager leurs vedettes avec d'autres institutions, en se servant d'un sous-ensemble d'éléments de données tirés de la base de données du gouvernement de l'Ontario. Enfin, l'élément de l'histoire administrative a été scindé en deux : une brève notice de fonction qui donne les grandes lignes de la mission de l'organisme à décrire et une histoire administrative qui saisit les éléments de l'évolution de l'organisme dont il n'est pas fait mention dans les autres parties de la description de l'organisme.

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Exemples

Voici des exemples de descriptions de séries et d'historiques d'agences connexes. Ils consistent en une seule description de série (montrant le fonctionnement du champ « bureau d'origine ») et de deux historiques d'agences connexes. Il suffit de cliquer sur l'un des choix qui suivent, puisque tous les documents de l'exemple sont reliés entre eux.

Ces documents n'existent qu'en version HTML et illustrent le fruit de notre réflexion originale sur un système à accès direct. Les éléments de données ne sont pas tous présentés pour les historiques d'organismes ou les descriptions de série.

Il faut noter que seulement les liens possibles entre les agences et les descriptions de série sont fournis dans les exemples.

Exemples

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Notes de bas de page

  1. Pour une discussion des problèmes associés à une méthode de classification selon le principe du respect des fonds, voir Terry Cook, « The Concept of the Archival Fonds: Theory, Description and Provenance in the Post Custodial Era » dans Le fonds d'archives : de la théorie à la pratique (Bureau canadien des archivistes, Ottawa, 1992).

  2. Bibliothèque et Archives Canada. Direction des archives et des documents gouvernementaux. Critères concernant l'établissement de fonds pour les documents du gouvernement du Canada (Version 3.0). Ottawa, le 15 mai 1995.

  3. Définition tirée des Règles pour la description des documents d'archives. . Comité de planification sur les normes de description. Ottawa: BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTS 1998. à la page D4

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