Aux Archives publiques
Les Archives publiques de l’Ontario ont emménagé dans de nouveaux locaux
spécialement conçus pour elles sur le campus de l’Université York. Pour
connaître les
heures d’ouverture de nos locaux et savoir comment vous y rendre, cliquez
ici. Vous trouverez des parcs de stationnement sur place et le campus
est desservi par transports en commun.
Avant de venir, il est important de connaître vos objectifs de recherche, de
vous assurer que les Archives publiques ont effectivement, ou probablement,
les documents que vous recherchez, et de savoir si vous aurez besoin de
copies, notamment de copies certifiées conformes (à des fins juridiques) des
documents recherchés.
La plupart des documents conservés par les Archives publiques de l’Ontario
sont entreposés hors site, nous ne conservons sur place que les documents
les plus demandés. Si vous souhaitez consulter des documents entreposés hors
site, il faut nous prévenir au moins un jour avant votre visite (et nous
fournir au moins le numéro du carton dans lequel ils se trouvent). De cette
façon, vous serez assuré de les trouver dès votre arrivée. Les documents que
nous conservons sur place sont disponibles sur préavis de quelques heures.
Avant de venir, nous vous conseillons vivement de vous rendre sur ce site
Web pour consulter nos guides, instruments de recherche, et nos bases de
données (voir les sections 2 à 7) et repérer directement le document que
vous cherchez, ou savoir s’il y a des chances que nous l’ayons. Ce site Web
a accès aux mêmes outils de recherche que nous utilisons sur place.
Si vous avez des questions sur nos documents ou nos services à la clientèle,
n’hésitez pas à communiquer avec le comptoir des services de référence à :
reference@ontario.ca.
Les renseignements qui suivent devraient répondre aux questions les plus
fréquentes que nous posent les chercheurs .
Combien de temps faut-il pour faire
une recherche dans les Archives publiques?
-
Cela dépend de la portée et de la nature de la
recherche. La recherche d'archives peut être
passionnante et pleine de défis. Elle peut également
prendre beaucoup de temps.
-
Il est plus complexe et difficile de faire des
recherches dans des archives que dans une
bibliothèque car nos collections ne sont pas
répertoriées par sujet. Si votre recherche est
compliquée ou minutieuse, vous devrez probablement
venir plus d'une fois. En planifiant bien votre
visite, vous gagnerez un temps précieux.
Inscription
Les usagers qui désirent entreprendre une recherche ou consulter les collections des Archives publiques de l’Ontario doivent d’abord obtenir une carte d’inscription – chercheur (chercheuse) – des Archives publiques de l’Ontario. À moins d’être invalidée par les Archives publiques, cette carte est valide à vie ou aussi longtemps que le client utilise les services des Archives publiques.
Pour obtenir votre numéro d’inscription des Archives publiques avant votre visite, vous devez :
- Lire et vous engager à respecter les conditions établies par les Archives publiques dans l’Entente d’utilisation.
- Remplir le formulaire en ligne ci-dessous. Vous recevrez votre numéro d’inscription des Archives publiques dans les 48 heures. Votre carte vous sera remise lorsque vous vous rendrez aux Archives publiques.
Pour obtenir votre carte d’inscription des Archives publiques à votre arrivée, vous devez :
- Vous présenter au comptoir d’accueil situé à l’entrée principale de notre établissement.
- Présenter une carte d’identité avec photo, émise par le gouvernement (p. ex. permis de conduire, passeport, etc.). Veuillez noter que la carte Santé n’est pas acceptée.
- Indiquer au préposé du service à la clientèle que vous êtes préinscrit.
Enregistrez-vous aux Archives publiques de l’Ontario en tant que chercheur Si vous prévoyez une première visite aux Archives, vous pouvez vous pré-enregistrer à l’avance.
Nota :
- Vous devez présenter votre carte chaque fois que vous vous rendez aux Archives publiques et la faire balayer chaque fois que vous entrez ou sortez de la salle de lecture. Elle vous relie aux documents que vous avez commandés.
- Les Archives publiques ont un salon. Afin de protéger les collections, il est interdit d’amener boissons et nourriture dans la salle de lecture, mais vous pouvez utiliser le salon à cet effet.
- Pour des raisons de sécurité, les effets personnels tels que porte-documents, sacs à main, sacs à dos, chemises de rangement, parapluies et vêtements d'extérieur, comme les manteaux et les imperméables, doivent être déposés dans les casiers qui se trouvent dans le salon. Pour obtenir la clé d’un casier, adressez-vous à la réception à votre arrivée.
- Portefeuilles, notes de recherche, ordinateurs portatifs, appareils photonumériques ou appareils de dictée sont autorisés dans les salles de lecture.
- Les documents d'archives sont uniques et irremplaçables. Nous avons établi des lignes directrices pour protéger le patrimoine documentaire de notre province pour les générations à venir. Veuillez prendre le temps de lire le Règles relatives aux salles de lecture (Guides des services à la clientèle 101) [Word, PDF].
- Il n’y a aucun frais pour accéder aux collections conservées par les Archives publiques.
[Haut de la page]
Les Archives publiques peuvent-elles répondre à mes besoins spéciaux?
Il est important pour les Archives publiques de
l’Ontario que leurs locaux, services et fonds de
documentation soient accessibles à tous leurs visiteurs.
Notre but est de créer un environnement où vous vous
sentirez les bienvenus.
Toutes nos aires publiques sont adaptées; il y a un
ascenseur pour se rendre aux étages supérieurs et
l’édifice est accessible aux fauteuils roulants. De
plus, notre salle de lecture est équipée de nombreuses
installations pour vous aider dans vos recherches.
Si vous avez des questions sur l’accessibilité de nos
locaux, n’hésitez pas à
communiquer avec
nous avant votre visite.
Commande de documents auprès des Archives publiques de l'Ontario
La plupart des documents de nos collections sont conservés dans une installation hors site, nous vous recommandons donc de commander tout document à l’avance. Veuillez noter ce qui suit :
- Vous n’avez pas besoin de commander les microfilms et DVD libres-services et vous ne pouvez pas les réserver à l’avance.
- Les documents faisant l’objet de restrictions d’accès doivent être commandés par écrit et leur récupération exige plus de temps. Pour des précisions à ce sujet, veuillez envoyer un courriel à reference@ontario.ca ou parler à un membre de notre personnel.
- Les documents que vous désirez consulter le mardi ou le jeudi soir ou le samedi doivent être commandés à l’avance.
- Les documents seront mis de côté pendant une semaine, après quoi ils seront retournés si vous ne vous présentez pas ou ne communiquez pas avec nous.
Commande à l’avance
Vous pouvez demander à l’avance la récupération de documents :
- Par courriel (fortement recommandé) à
reference@ontario.ca. Nous vous suggérons d’envoyer votre demande environ une semaine à l’avance; veuillez indiquer la date de votre visite dans la ligne objet de votre courriel.
- Par téléphone au 416 327-1600 ou au 1 800 668-9933 (sans frais en Ontario), ou par télécopieur au 416 327-1999 (maximum de 6 dossiers ou boîtes), au moins deux jours avant la date de votre visite (cinq jours pour les photographies et les documents audio et vidéo).
- Par la poste (veuillez prévoir suffisamment de temps pour que votre demande puisse être reçue et traitée).
Veuillez nous fournir les renseignements suivants pour chaque contenant ou article :
- titre;
- code de référence (RG xx-xx, F xxx, C xxx).
- numéro de contenant ou de code à barres. Ce numéro figure dans le champ « How to order », « Ordering information », « Box » ou « Container » de la Base de données des descriptions de documents d'archives (Base de données).
- numéro d’acquisition (« accession number ») ou de transfert (si ce numéro est fourni avec le numéro du contenant ou de la boîte).
Quelques conseils pour passer une commande
- Si la Base de données fait référence à un inventaire ou à une liste de dossiers qui n’est pas en ligne, veuillez communiquer avec nous, car nous pourrions être en mesure de vous envoyer des inventaires ou listes sous forme électronique ou imprimée.
- Si de multiples entrées ont le même numéro de contenant ou de code à barres, vous n’avez à commander ce contenant qu’une seule fois.
- Si vous prévoyez travailler aux Archives pendant quelques jours, vous pouvez commander à l’avance les premiers documents que vous examinerez, puis commander les autres une fois sur place.
Si vous envoyez votre commande par courriel, nous vous aviserons une fois que les documents seront arrivés. Si vous passez votre commande par téléphone, veuillez nous indiquer si vous aimeriez recevoir un avis et la façon de vous le communiquer.
Commande de documents sur place
Pour commander des documents pendant que vous êtes dans la salle de lecture, veuillez utiliser un formulaire de demande. Notre personnel peut vous aider à le remplir.
Les demandes présentées sur place sont traitées une fois par heure. La récupération a lieu à 9 h 30, puis à la demie de chaque heure, la dernière récupération ayant lieu à 15 h 30 (16 h 30 le mardi et le jeudi). Aucun document ne peut être récupéré le samedi.
Les articles sont habituellement mis à votre disposition de 20 à 30 minutes après l’heure de récupération. Les documents entreposés hors site arrivent généralement le jour ouvrable suivant, et parfois l’après-midi si la demande a été faite au plus tard au milieu de la matinée (il faut de deux à cinq jours pour récupérer les photographies ainsi que les documents audio et vidéo entreposés au froid).
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Consultation de microfilms dans la salle de lecture
Comment utiliser les lecteurs de microfilms et faire des
photocopies
Les Archives publiques de l’Ontario ont microfilmé nombre de
documents importants qu’on leur demande très souvent afin de les
préserver et d'en améliorer l'accès. Environ 48 000 bobines de
microfilms peuvent être consultées librement dans la rotonde (adjacente
à la salle de lecture). Vous pouvez accéder directement aux
documents sur microfilms qui se trouvent dans les meubles de
rangement adjacents à la salle de lecture. Pour trouver la
bobine de microfilm que vous souhaitez consulter, adressez-vous
à un archiviste de référence.
La rotonde contient de nombreux lecteurs de
microfilms et de microfiches. Certaines machines sont
également équipées pour photocopier les documents (moyennant
une somme modique). Pour savoir comment utiliser les
lecteurs-reproducteurs et quelles machines sont équipées
d’une imprimante, adressez-vous au comptoir du prêt.
Principales collections sur microfilm :
- Dossiers de l'état civil :
- Naissances : 1869 à 1914
- Décès : 1869 à 1939
- Mariages : vers 1780 à 1929 (les documents d'avant
1869 sont très incomplets)
- Testaments et dossiers de succession :
Vers 1790 à 1930 (les dates varient selon le
comté).
- Journaux : Les Archives publiques
ont microfilmé la plupart des journaux en leur
possession, dont une vaste sélection d'anciens journaux
ontariens.
- Catalogues de vente par correspondance
d'Eaton : 1884-1976
Les Archives publiques donnent également l'accès à
certains des microfilms de Bibliothèque et Archives
Canada, dont les :
- Recensements de l'Ontario : 1842, 1851, 1861, 1871, 1881, 1891, 1901
- Demandes de terre du Haut Canada : 1792-1867
- Listes des passagers des navires : 1865-1919
Consultez notre
registre des collections de microfilms provenant
d'autres établissements pour obtenir une liste
complète des collections de microfilms des Archives
publiques provenant d'autres établissements.
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Utilisation des documents d'archives originaux
Dans de nombreux cas, les documents que vous allez consulter
sont des documents originaux historiques, comme des documents
sur papier, des volumes reliés, des photographies, des cartes et
des plans, des dessins architecturaux ou des bandes audio.
Nombre de ces documents sont fragiles et presque tous sont
uniques et irremplaçables. La préservation et la sécurité de ces
documents nous préoccupent grandement. Voici certaines choses
que vous devriez savoir :
La plus grande menace à la préservation de nos
documents d'archives est la manipulation inopportune et
négligente de ceux-ci. Pour protéger le patrimoine
documentaire de notre province au profit des futures
générations, nous avons dressé des
Règles relatives aux salles de lecture (Guides des services à la clientèle 101) [Word,
PDF]. Veuillez consulter ces lignes
directrices avant de vous rendre aux Archives publiques.
Il est absolument interdit de sortir des documents
d'archives originaux des Archives publiques de l'Ontario.
[Haut de la page]
Reproduction des documents d'archives
Vous pouvez acheter des reproductions de la plupart des
documents d'archives.
Les Archives publiques de l'Ontario peuvent fournir une copie
d'un document aux fins de recherche et d'études privées lorsque
aucune restriction ne s'y applique. Toute autre reproduction ou
utilisation du document (comme la publication de celui-ci) sont
régies par les restrictions de la Loi sur le droit d'auteur.
En raison de la nature unique de nos documents, nous ne permettons pas
aux chercheurs de faire leurs propres reproductions, sauf s'il s'agit des
microfilms qui peuvent être librement consultés dans la salle de lecture
principale. Le personnel effectuera toutes les autres reproductions pour
votre compte. Consultez la
Services et frais de reproduction (Guides des services à la clientèle 105) [Word,
PDF]
pour obtenir de plus amples renseignements.
Dans certains cas, des reproductions ne peuvent être
réalisées :
- l'entente conclue avec un donateur de certains
documents du secteur privé interdit toute reproduction;
- les documents sont trop fragiles ou endommagés pour
être reproduits;
- l'accès à des documents est restreint par des lois
comme la Loi sur l'accès à l'information et la vie
privée, la Loi sur la santé mentale ou la Loi sur les
jeunes contrevenants.
Please note that for conservation reasons, photographs cannot be photocopied.
[Haut de la page]
Que dois-je faire pour publier des copies de documents d'archives?
Aux termes d'une exception prévue par la Loi sur le
droit d'auteur (article 30.21), nous pouvons vous
fournir une copie de documents aux fins de
recherches et d'études privées. La reproduction ou
toute autre utilisation de documents (p. ex., leur
publication ou leur affichage sur une page Web) sont
régies par les restrictions de la Loi sur le droit
d'auteur. Si vous avez l'intention de publier les
reproductions que vous avez commandées aux Archives
publiques de l'Ontario, vous devez demander la
permission de le faire par écrit. Notre personnel
déterminera si le droit d'auteur est échu, et vous
fera savoir, si possible, qui est le titulaire de ce
droit d'auteur. Il vous incombe de déterminer, si
les Archives publiques l'ignorent, qui est le
titulaire du droit d'auteur d'un document donné
protégé par le droit d'auteur et d'obtenir la
permission de ce titulaire pour publier ce document.
[Return to FAQ List]
Comment dois-je rédiger les références des documents d'archives?
Il importe de rédiger correctement la référence d'un document
d'archives, autant lorsque vous le commandez aux Archives publiques, que
lorsque vous en faites mention dans un manuscrit ou une publication. La
rédaction d'une référence précise nous permettra non seulement de
localiser le document que vous cherchez, mais permettra aussi à d'autres
chercheurs de trouver le document que vous avez utilisé, s'ils désirent
l'examiner eux-mêmes. Veuillez consulter notre
Guide de rédaction des références (Guides des services à la clientèle 107) [Word,
PDF].
[Return to FAQ List]
L'accès à certains documents peut être restreint
Avant de vous rendre aux Archives publiques, sachez qu'il se
peut que vous ne puissiez accéder immédiatement à certains
documents. En effet, l'accès aux documents peut être restreint
pour les raisons suivantes :
Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie
privée
Certains documents gouvernementaux renferment des
renseignements personnels de nature délicate ou d'autres données
confidentielles. Bien que chacun ait le droit d'accéder aux
renseignements que possède le gouvernement de l'Ontario, y
compris ses propres renseignements personnels, la Loi sur
l'accès à l'information et la protection de la vie privée
prescrit certaines limites à l'égard de ce droit. Veuillez
consulter la
L'accès à l'information et la protection de la vie privée (Guides des services à la clientèle 109) [Word,
PDF] pour obtenir de plus
amples renseignements sur la Loi et sur son incidence sur vos
recherches.
Ententes conclues avec des donateurs
Certains documents privés ont été donnés aux Archives
publiques, moyennant certaines conditions d'accès établies dans
l'accord relatif au don. Par exemple, il se peut que certains
documents ne soient disponibles qu'après un certain nombre
d'années ou qu'après le décès du donateur. Cependant, la plupart
des documents privés sont à la disposition du public. Toute
restriction à leur égard est expliquée dans la description des
documents.
Fragilité des documents
Dans certains cas, des documents peuvent être si fragiles
qu'on ne peut les mettre à la disposition des chercheurs. En
général, une copie du document est disponible, parfois sous une
autre forme, comme un microfilm.
