Aux Archives publiques

New Archives of Ontario Building

Les Archives publiques de l’Ontario ont emménagé dans de nouveaux locaux spécialement conçus pour elles sur le campus de l’Université York. Pour connaître les heures d’ouverture de nos locaux et savoir comment vous y rendre, cliquez ici. Vous trouverez des parcs de stationnement sur place et le campus est desservi par les transports en commun, TTC et GO-Transit.

Avant de venir, il est important de connaître vos objectifs de recherche, de vous assurer que les Archives publiques ont effectivement, ou probablement, les documents que vous recherchez, et de savoir si vous aurez besoin de copies, notamment de copies certifiées conformes (à des fins juridiques) des documents recherchés.

La plupart des documents administrés par les Archives publiques de l’Ontario sont entreposés hors site, nous ne conservons sur place que les documents les plus demandés. Si vous souhaitez consulter des documents entreposés hors site, il faut nous prévenir au moins un jour avant votre visite (et nous fournir au moins le numéro du carton dans lequel ils se trouvent). De cette façon, vous serez assuré de les trouver dès votre arrivée. Les documents que nous conservons sur place sont disponibles sur préavis de quelques heures.

Avant de venir, nous vous conseillons vivement de vous rendre sur ce site Web pour consulter nos guides, instruments de recherche, et nos bases de données (voir les sections 2 à 7) et repérer directement le document que vous cherchez, ou savoir s’il y a des chances que nous l’ayons. Ce site Web a accès aux mêmes outils de recherche que nous utilisons sur place.

Si vous avez des questions sur nos documents ou nos services à la clientèle, n’hésitez pas à communiquer avec le comptoir des services de référence à : reference@ontario.ca.

Les renseignements qui suivent devraient répondre aux questions les plus fréquentes que nous posent les chercheurs .

Combien de temps faut-il pour faire une recherche dans les Archives publiques?

  • Cela dépend de la portée et de la nature de la recherche. La recherche d'archives peut être passionnante et pleine de défis. Elle peut également prendre beaucoup de temps.
  • Il est plus complexe et difficile de faire des recherches dans des archives que dans une bibliothèque car nos collections ne sont pas répertoriées par sujet. Si votre recherche est compliquée ou minutieuse, vous devrez probablement venir plus d'une fois. En planifiant bien votre visite, vous gagnerez un temps précieux.

Inscription

Tout le monde peut consulter les Archives publiques de l’Ontario. Pour utiliser notre salle de lecture, vous aurez besoin d'une carte qui vous sera délivrée lors de votre première visite. La personne responsable des services à la clientèle, en poste à l'entrée de la salle de lecture, vous remettra votre carte une fois que vous aurez rempli un bref formulaire et présenté une pièce d'identité acceptable, telle que permis de conduire, passeport, carte d'étudiant, certificat de naissance, carte d’identité du troisième âge ou carte d'identité du gouvernement de l'Ontario. Les cartes de crédit ou d'affaires ne sont pas acceptées.

Nota :

  • Vous devez présenter votre carte chaque fois que vous vous rendez aux Archives publiques et la faire balayer chaque fois que vous entrez ou sortez de la salle de lecture. Elle vous relie aux documents que vous avez commandés.
  • Les Archives publiques ont un salon. Afin de protéger les collections, il est interdit d’amener boissons et nourriture dans la salle de lecture, mais vous pouvez utiliser le salon à cet effet.
  • Pour des raisons de sécurité, les effets personnels tels que porte-documents, sacs à main, sacs à dos, chemises de rangement, parapluies et vêtements d'extérieur, comme les manteaux et les imperméables, doivent être déposés dans les casiers qui se trouvent dans le salon. Pour obtenir la clé d’un casier, adressez-vous à la réception à votre arrivée. 
  • Portefeuilles, notes de recherche, ordinateurs portatifs, appareils photonumériques ou appareils de dictée sont autorisés dans les salles de lecture.
  • Les documents d'archives sont uniques et irremplaçables. Nous avons établi des lignes directrices pour protéger le patrimoine documentaire de notre province pour les générations à venir. Veuillez prendre le temps de lire le Guide des services à la clientèle 101 : Règles relatives aux salles de lecture.
  • Il n’y a aucun frais pour accéder aux collections conservées par les Archives publiques.

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Les Archives publiques peuvent-elles répondre à mes besoins spéciaux?

Il est important pour les Archives publiques de l’Ontario que leurs locaux, services et fonds de documentation soient accessibles à tous leurs visiteurs. Notre but est de créer un environnement où vous vous sentirez les bienvenus.

Toutes nos aires publiques sont adaptées; il y a un ascenseur pour se rendre aux étages supérieurs et l’édifice est accessible aux fauteuils roulants. De plus, notre salle de lecture est équipée de nombreuses installations pour vous aider dans vos recherches.

Si vous avez des questions sur l’accessibilité de nos locaux, n’hésitez pas à communiquer avec nous avant votre visite.

Comment utiliser la salle de lecture

Repérage sur place



Nous conservons un grand nombre de documents publics et privés, ainsi que tous le matériel de bibliothèque sur place, dans des chambres fortes climatisées. Pour consulter ces documents, adressez-vous au comptoir du prêt, au fond de la salle de lecture. Le repérage des documents qui se trouvent sur place se fait toutes les heures.
 
Présentez vos formules de demande pour dossiers et documents au comptoir du prêt. Les documents seront repérés et apportés au comptoir où vous pourrez les retirer, en général vingt minutes après l’heure. Pour de plus amples renseignements, consultez la section Commander des documents originaux et des documents de bibliothèque dans la salle de lecture.

Heures de prêt (comptoir de circulation)    9 h 30 10 h 30 11 h 30 12 h 30
13 h 30 14 h 30 15 h 30  
         
Veuillez retourner les documents d’archives à 16 h 30


Repérage hors site



Il faut compter un jour pour que les documents soient retirés de leur chambre forte et apportés à la salle de lecture. Vous pouvez les commander avant de venir par courriel à : reference@ontario.ca, ou au comptoir du prêt dans notre salle de lecture.

Tous les documents conservés par les Archives publiques, à l’exception des microfilms, peuvent être commandés de cette façon.

Service Response Times:  
 

Prêt des documents conservés hors-site (régulier)

 – 1 business day
 

Documents entreposés au frais (hors-site)

– 1 à deux jours ouvrables
 

Documents entreposés à froid (hors-site)

– 3 à cinq jours ouvrables

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Consultation de microfilms dans la salle de lecture

Comment utiliser les lecteurs de microfilms et faire des photocopies



Les Archives publiques de l’Ontario ont microfilmé nombre de documents importants qu’on leur demande très souvent afin de les préserver et d'en améliorer l'accès. Environ 48 000 bobines de microfilms peuvent être consultées librement dans la rotonde (adjacente à la salle de lecture). Vous pouvez accéder directement aux documents sur microfilms qui se trouvent dans les meubles de rangement adjacents à la salle de lecture. Pour trouver la bobine de microfilm que vous souhaitez consulter, adressez-vous à un archiviste de référence.

La rotonde contient de nombreux lecteurs de microfilms et de microfiches. Certaines machines sont également équipées pour photocopier les documents (moyennant une somme modique). Pour savoir comment utiliser les lecteurs-reproducteurs et quelles machines sont équipées d’une imprimante, adressez-vous au comptoir du prêt.

Principales collections sur microfilm :

  • Dossiers de l'état civil :
    • Naissances : 1869 à 1912
    • Décès :  1869 à 1937
    • Mariages : vers 1780 à 1927 (les documents d'avant 1869 sont très incomplets)
  • Testaments et dossiers de succession : Vers 1790 à 1930 (les dates varient selon le comté).
  • Journaux : Les Archives publiques ont microfilmé la plupart des journaux en leur possession, dont une vaste sélection d'anciens journaux ontariens.
  • Catalogues de vente par correspondance d'Eaton : 1884-1976

Les Archives publiques donnent également l'accès à certains des microfilms de Bibliothèque et Archives Canada, dont les :

  • Recensements de l'Ontario : 1842, 1851, 1861, 1871, 1881, 1891, 1901
  • Demandes de terre du Haut Canada : 1792-1867
  • Listes des passagers des navires : 1865-1919

Consultez notre registre des collections de microfilms provenant d'autres établissements pour obtenir une liste complète des collections de microfilms des Archives publiques provenant d'autres établissements.

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Utilisation des documents d'archives originaux

Dans de nombreux cas, les documents que vous allez consulter sont des documents originaux historiques, comme des documents sur papier, des volumes reliés, des photographies, des cartes et des plans, des dessins architecturaux ou des bandes audio. Nombre de ces documents sont fragiles et presque tous sont uniques et irremplaçables. La préservation et la sécurité de ces documents nous préoccupent grandement. Voici certaines choses que vous devriez savoir : 

La plus grande menace à la préservation de nos documents d'archives est la manipulation inopportune et négligente de ceux-ci. Pour protéger le patrimoine documentaire de notre province au profit des futures générations, nous avons dressé des règles pour les salles de lecture et des lignes directrices pour la manipulation des documents d'archives. Veuillez consulter ces lignes directrices avant de vous rendre aux Archives publiques.

Il est absolument interdit de sortir des documents d'archives originaux des Archives publiques de l'Ontario.

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Reproduction des documents d'archives

Vous pouvez acheter des reproductions de la plupart des documents d'archives.

Les Archives publiques de l'Ontario peuvent fournir une copie d'un document aux fins de recherche et d'études privées lorsque aucune restriction ne s'y applique. Toute autre reproduction ou utilisation du document (comme la publication de celui-ci) sont régies par les restrictions de la Loi sur le droit d'auteur.

En raison de la nature unique de nos documents, nous ne permettons pas aux chercheurs de faire leurs propres reproductions, sauf s'il s'agit des microfilms qui peuvent être librement consultés dans la salle de lecture principale. Le personnel effectuera toutes les autres reproductions pour votre compte. Consultez la Guides des services à la clientèle 105 : Services et frais de reproduction pour obtenir de plus amples renseignements.

Dans certains cas, des reproductions ne peuvent être réalisées :

  • l'entente conclue avec un donateur de certains documents du secteur privé interdit toute reproduction;
  • les documents sont trop fragiles ou endommagés pour être reproduits;
  • l'accès à des documents est restreint par des lois comme la Loi sur l'accès à l'information et la vie privée, la Loi sur la santé mentale ou la Loi sur les jeunes contrevenants.

Please note that for conservation reasons, photographs cannot be photocopied.

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Que dois-je faire pour publier des copies de documents d'archives?

Aux termes d'une exception prévue par la Loi sur le droit d'auteur (article 30.21), nous pouvons vous fournir une copie de documents aux fins de recherches et d'études privées. La reproduction ou toute autre utilisation de documents (p. ex., leur publication ou leur affichage sur une page Web) sont régies par les restrictions de la Loi sur le droit d'auteur. Si vous avez l'intention de publier les reproductions que vous avez commandées aux Archives publiques de l'Ontario, vous devez demander la permission de le faire par écrit. Notre personnel déterminera si le droit d'auteur est échu, et vous fera savoir, si possible, qui est le titulaire de ce droit d'auteur. Il vous incombe de déterminer, si les Archives publiques l'ignorent, qui est le titulaire du droit d'auteur d'un document donné protégé par le droit d'auteur et d'obtenir la permission de ce titulaire pour publier ce document.

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Comment dois-je rédiger les références des documents d'archives?

Il importe de rédiger correctement la référence d'un document d'archives, autant lorsque vous le commandez aux Archives publiques, que lorsque vous en faites mention dans un manuscrit ou une publication. La rédaction d'une référence précise nous permettra non seulement de localiser le document que vous cherchez, mais permettra aussi à d'autres chercheurs de trouver le document que vous avez utilisé, s'ils désirent l'examiner eux-mêmes. Veuillez consulter notre Guide de rédaction des références.

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L'accès à certains documents peut être restreint

Avant de vous rendre aux Archives publiques, sachez qu'il se peut que vous ne puissiez accéder immédiatement à certains documents. En effet, l'accès aux documents peut être restreint pour les raisons suivantes :

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée



Certains documents gouvernementaux renferment des renseignements personnels de nature délicate ou d'autres données confidentielles. Bien que chacun ait le droit d'accéder aux renseignements que possède le gouvernement de l'Ontario, y compris ses propres renseignements personnels, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée prescrit certaines limites à l'égard de ce droit. Veuillez consulter la Guide des services à la clientèle 109 : L'accès à l'information et la protection de la vie privée pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi et sur son incidence sur vos recherches.

Ententes conclues avec des donateurs



Certains documents privés ont été donnés aux Archives publiques, moyennant certaines conditions d'accès établies dans l'accord relatif au don. Par exemple, il se peut que certains documents ne soient disponibles qu'après un certain nombre d'années ou qu'après le décès du donateur. Cependant, la plupart des documents privés sont à la disposition du public. Toute restriction à leur égard est expliquée dans la description des documents.

Fragilité des documents



Dans certains cas, des documents peuvent être si fragiles qu'on ne peut les mettre à la disposition des chercheurs. En général, une copie du document est disponible, parfois sous une autre forme, comme un microfilm.