• Entreposage et entretien
• Préservation et accès
• Reformatage
  • Microfilm
  • Photographie de préservation
  • Imagerie numérique
    
    

Entreposage et entretien

La stratégie de préservation des Archives publiques de l’Ontario met l’accent sur les mesures préventives. Cette stratégie est rentable, puisqu’elle vise à minimiser autant que possible les dommages aux collections et le besoin d’intervention des conservateurs. Un entreposage efficace et de bonnes pratiques d’entretien sont les piliers essentiels de la stratégie des Archives publiques de l'Ontario.

Théoriquement, un document pourrait être conservé éternellement dans une boîte noire, hermétique, sous vide, maintenue à une température constante de -273° C (zéro absolu). Malheureusement, personne ne pourrait jamais y avoir accès.

Le défi que doivent relever les conservateurs des Archives consiste à créer et maintenir un environnement qui maximise la durée de vie d’un document tout en assurant aux chercheurs et au public un accès aussi libre que possible. Pour y parvenir, il est nécessaire d’exécuter régulièrement des inspections de tous les magasins afin de veiller à ce que la température ambiante et l’humidité relative soient maintenues à des niveaux stables, avec un minimum de fluctuations.

La conservatrice, à droite, calibre un hydrothermographe, un appareil utilisé pour surveiller la température et l’humidité relative des salles d’archivage. Les conservateurs relèvent régulièrement la température à l’aide d’un appareil portable afin de vérifier le bon fonctionnement des hydrothermographes.

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En raison de l’étendue impressionnante des collections, les Archives entreposent les documents dans cinq magasins dans la région du Grand Toronto, ainsi que dans l’établissement principal de la rue Grenville. Le personnel des services de préservation collabore avec le personnel des Archives et des magasins pour veiller au transport et au àge l'entreposage sans danger des documents.

Même lorsqu’il n’y a pas de place sur les étagères, les documents ne sont jamais posés directement sur le plancher, où la moindre fuite ou le moindre écoulement pourrait les endommager. Dans l’exemple ci-dessous, des bandes de mousse sous polyéthylène inerte, non absorbantes, sont utilisées pour surélever les œuvres d’art encadrées à au moins 5 centimètresdu sol.

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Préservation et accès

Certains documents sont parfois retirées de la consultation publique pour cause de conservation. C’est le cas, par exemple, si un document est trop fragile pour être manipulée ou si il pose un risque pour la santé en raison d’une infestation de moisissure. Chaque fois que possible, et dans le souci de la santé du public, le personnel des Archives tente de copier un document sur un format plus accessible, de le stabiliser par un traitement de conservation ou, rarement, d’autoriser sa consultation dans des conditions strictement contrôlées.

Reformatage

Microfilm

Les Archives détiennent plus de 60 000 bobines de microfilm disponibles dans la salle de lecture et près de 15 000 autres disponibles par le biais du programme interprêt.

Lorsque les pages de livres ou de documents sont pliées, collées ensemble, enroulées ou trop fragiles pour être manipulées sans risque par le responsable des microfilms, elles sont traitées par le personnel des services de préservation. Ce dernier devra soit aplatir les pages afin d’éviter l’usure sur les documents originaux, soit retirer les agrafes, le papier adhésif ou tout autre matière adhésive, soit effectuer des réparations mineures.

Le microfilmage est une méthode indispensable pour préserver des documents textuels aux Archives. Sur cette photo, le responsable principal des microfilms des Archives vérifie un film de 35 millimètres qu’il vient de préparer pour s’assurer qu’il satisfait bien aux normes.

Le microfilmage demeure la méthode de reformatage aux fins de préservation la plus stable et la plus rentable pour les documents textuels. Si le processus est effectué correctement et que l’archivage est conforme aux normes internationales, des microfilms en polyester, noir et blanc, peuvent durer plus de 100 ans.

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Photographie de préservation

Les Archives publiques de l’Ontario recourent également à la photographie de préservation pour reformater des originaux. La photographie répond à la demande croissante, de la part des clients, pour des copies d’images de la collection et elle réduit la manipulation des originaux. L’unité de la photographie peut reproduire une variété de médiums comme les documents textuels, les plans d’architecture, les cartes et les photographies. Comme le microfilm, les épreuves sur gélatine-argent en noir et blanc sont encore considérées comme l’une des méthodes de reformatage en vue de la préservation les plus stables.

Avant de procéder à la photographie, le personnel des services de préservation s’attachera en premier lieu à traiter les articles qui nécessitent un processus de stabilisation. De l’aide est fournie au besoin pour manipuler les documents fragiles ou très grands dans le laboratoire de photographie.

Imagerie numérique

Autre méthode de reformatage qu’utilisent les Archives pour leurs collections d’art photographique et documentaire : l’imagerie numérique. La reproduction numérique d’images permet d’élargir l’accès aux collections sans soumettre les originaux à une manipulation constante.

Le programme d’imagerie numérique a débuté en 2000 et, à ce jour, le personnel des Archives a créé plus de 12 500 images qui sont accessibles par le biais de la base de données des documents visuels des Archives.

Le personnel des services de préservation évalue souvent l’état des originaux, avant leur balayage, pour déterminer s’il est possible de procéder à l’imagerie sans risquer de les endommager. Parfois, des images sont retirées de leurs cadres et bases pour les découvrir entièrement.