Lorsque la Reine est en visite, le public assiste à des défilés organisés, à des cérémonies sans faille et à des galas exercés jusqu'à la perfection. Mais chaque minute de spectacle a exigé maintes heures de travail acharné pour assurer qu'aucun détail n'est oublié.

Lorsqu'on ouvre les dossiers des organisateurs, on a l'impression de regarder dans les coulisses d'une pièce de théâtre réussie et l'on constate immédiatement l'énormité du travail d'organisation qui a lieu dans les coulisses. On apprécie alors les travailleurs invisibles qui voient à ce que les événements se déroulent sans accrocs, disposent des mesures de sécurité nécessaires et respectent le protocole approprié.

Le point de vue des organisateurs provient principalement de bureaux gouvernementaux tels que le bureau des Affaires intergouvernementales et le Bureau du lieutenant-gouverneur de l'Ontario. Les documents privés des premiers ministres, des lieutenants-gouverneurs et de leurs aides figurent parmi les autres sources.

• Les organisateurs
• Sécurité
• Le yacht Britannia
• Protocole
• Le cortège royal
• Médias

Les organisateurs :

La première tâche consiste à nommer et à autoriser une équipe de coordinateurs, créée temporairement pour un projet unique, collectif. La logistique est la clé d'une tournée réussie et le gouvernement recrute des membres des forces armées pour s'assurer que les événements royaux se déroulent de façon aussi précise que la Relève de la garde.

Une coupure de presse de 1973 tirée d'une publication de la fonction publique de l'Ontario, Topical, présente un sommaire des antécédents et de l'expertise des membres auxquels on confie des responsabilités royales. Un nom revient souvent Frank McEachren qui a été l'aide de camp en chef de six lieutenants-gouverneurs entre 1955 et 1982. M. McEachren a légué aux Archives des albums de photos et des films familiaux dans lesquels il documente la famille royale à titre officiel et en tant que citoyen ordinaire.

Dans les albums de découpures du fonds privé de Frank McEachren, on retrouve trois souvenirs charmants : une invitation à déjeuner à bord du yacht Britannia, un menu et un programme musical.

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Invitation à déjeuner à bord du Britannia, 1959
Fonds Frank McEachren
Code de référence : C 328
Archives publiques de l'Ontario

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Programme musical à bord du Britannia
Album de coupures sur la visite royale, 1959
Fonds Frank McEachren
Code de référence : C 328
Archives publiques de l'Ontario

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Menu du déjeunerà bord du Britannia, 1959
Fonds Frank McEachren
Code de référence : C 328
Archives publiques de l'Ontario

Sécurité :

La sécurité est la préoccupation maîtresse des organisateurs. Ils dressent des plans et des échéanciers pour que les forces policières connaissent l'emplacement du cortège royal à chaque minute. Peu de documents sur les mesures de sécurité sont mis à la disposition du public, mais l'unité de l'accès des Archives publiques de l'Ontario a autorisé la publication de renseignements concernant le yacht Britannia, étant donné que celui-ci a été désaffecté.

La série RG 58-12, Affaires intergouvernementales, comprend un livre sur la planification de la sécurité et aborde le passage sécuritaire du Britannia de la frontière québécoise à Kingston.

En outre, 53 plans exhaustifs ou « détails » décrivent tous les déplacements du Britannia lors d'une croisière de trois jours en Ontario. Ils remplissent un manuel de plusieurs centaines de pages.

Voici quelques détails intéressants :

• La flottille royale était précédée de neuf escortes policières, de six avions aérodynamiques de la GRC et de trois yoles de l'OPP qui éloignaient les petits vaisseaux.
• Tout le matériel, des véhicules aux jumelles, en passant par les bouteilles de plongée, est énuméré. Le matériel de communication est inclus dans presque tous les plans

Les dossiers comprennent une liste de noms et de mots de code utilisés par les services de sécurité pour identifier les gens durant une des visites.

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Mots de code

Le yacht Britannia :

Selon le rapport des services de police, le Britannia compte 255 membres d'équipage. Traditionnellement, les ordres sur le pont supérieur sont exécutés sans mots de commande parlés.

Lancé en 1953, le Britannia a été construit de manière à pouvoir servir d'hôpital de taille moyenne durant la guerre.

La partie résidentielle du navire est un palais flottant. Les appartements royaux comprennent une salle à manger qui peut accommoder 50 convives à un banquet d'État et servir de salle de cinéma.

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Le yacht royal Britannia amarré à Windsor
Code de référence : RG 65-35-7-22-3, pièce Xs 1919
Archives publiques de l'Ontario

Protocole :

Le coordonnateur provincial suit l'exemple de son homologue au ministère fédéral du secrétaire d'État. F. E. Cochran, coordonnateur adjoint fédéral de la visite royale de 1973, a fourni un rappel discret du protocole au Colonel G. P. Marriott, coordonnateur provincial.

Les chercheurs et chercheuses trouveront dans les instructions des conseils sur l'habillement, la révérence et la façon de s'adresser à la Reine :

• Les dames ne sont pas tenues de porter une robe longue pour les réceptions de plein air ou autres événements tenus pendant la journée, à moins d'avoir été priées de le faire. Les robes courtes d'après-midi sont de mise.
• Les chapeaux sont de mise pour les réceptions de jour.
• Les gants courts ne sont plus exigés pour les réceptions de jour, mais de nombreuses dames se sentent plus à l'aise lorsqu'elles portent des gants; dans ce cas, elles ne sont pas tenues de porter des gants blancs et doivent éviter de retirer leurs gants avant d'avoir été présentées à la Reine ou au duc d'Edinburgh.
• Les dames qui possèdent des gants longs doivent les porter lors des réceptions officielles tenues en soirée.

Lorsqu'on est présenté à Sa Majesté

• Sa Majesté se tient à droite du duc d'Edinburgh. À sa droite se trouve l'hôte ou la personne qui fait les présentations.
• Les invités s'approchent par la droite, les femmes précédées de leur mari, et l'hôte présente chaque personne en prononçant son nom une seule fois et d'une voix assez forte pour que la Reine et le duc d'Edinburgh puissent entendre.
• Chaque invité salue ou fait la révérence et serre la main de Sa Majesté, fait de même avec Son Altesse royale puis continue de marcher. Les dames présentées ne font pas une révérence complète mais une demi-révérence, c'est-à-dire qu'elles placent le pied droit derrière le talon gauche en pliant légèrement le genou et gardent la tête droite en serrant la main de Sa Majesté. Les hommes saluent de la tête en tenant le corps droit.

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Mme McKay faisant la révérence devant la Reine

Comment s'adresser à la famille royale

• On s'adresse à la Reine en disant « Your Majesty » la première fois et « Ma'am » par la suite. Pour le duc d'Edinburgh, le prince de Galles et la princesse Anne, on emploie « Your Royal Highness » la première fois et « Sir » et « Ma'am » en poursuivant la conversation.

Le cortège royal :

Devinez combien de personnes font partie du cortège royal de la Reine.

Leur nombre varie, bien sût, mais pour la visite de la Place Ontario, en 1973, le cortège comprenait :

• La Reine
• Le duc d'Edinburgh
• Le Gouverneur-général et son épouse
• Un aide
• Le secrétaire du Gouverneur-général
• Le Premier ministre Pierre Elliot Trudeau et son épouse
• Un aide
• Le lieutenant-gouverneur de l'Ontario
• Un aide
• Le premier ministre de l'Ontario William G. Davis et son épouse
• Un aide
• Deux dames d'honneur
• Le secrétaire privé de la Reine
• Le secrétaire canadien de la Reine
• Le secrétaire privé adjoint de la Reine
• L'attaché de presse de la Reine
• Le médecin de la Reine
• L'écuyer d'honneur de la Reine
• L'écuyer d'honneur canadien de la Reine
• Le secrétaire privé du duc d'Edinburgh
• L'agent de police de la Reine
• L'agent de police du duc d'Edinburgh
• Le ministre fédéral qui escorte la Reine et son épouse
• Un aide
• Le directeur du protocole officiel
• Le coordonnateur fédéral adjoint
• Un coordonnateur de la presse
• Le coordonnateur de la sécurité
• Cinq membres de la GRC et leurs épouses
• Le coordonnateur provincial
• L'adjoint spécial au coordonnateur provincial
• Un officier d'administration
• Le coordonnateur de la sécurité (OPP)
• Un coordonnateur de la presse
• Le coordonnateur adjoint de la sécurité (OPP)
• Un agent fédéral des opérations de transport

Médias :

Pour la visite à la Place Ontario, les médias avaient droit à une voiture et à deux autobus de 40 sièges voyageant sous escorte policière.

Les membres des médias étaient strictement surveillés. Pour la visite de 1951, le Secrétariat d'État du Canada a émis les instructions suivantes :