Documents officiels du gouvernement concernant les sociétés
Guide de recherche des documents relatifs aux sociétés constituées en Ontario avant 1979.
À propos des documents officiels du gouvernement concernant les sociétés
Le gouvernement de l’Ontario conserve des documents administratifs relatifs aux entreprises constituées en société dans la province. Nos collections couvrent la période allant de 1868 à 1979.
Une société constitue une personne morale distincte de ses actionnaires, dotée d’une personnalité juridique propre. Il en découle que les actionnaires ne sauraient être appelés à engager leur patrimoine personnel pour apurer les dettes de l’entreprise.
Les noms de ces sociétés comportent généralement les mentions ou abréviations suivantes : « Corporation », « Corp. », « Incorporated », « Inc. », « Incorporée », « Limited », « Limitée », « Ltd » ou « Ltée ».
Contenu des documents
Les dossiers officiels du gouvernement relatifs aux personnes morales comprennent les informations suivantes :
- la correspondance relative à la constitution et à la dissolution d’une entreprise
- les rapports annuels (informations exigées par le gouvernement)
- les certificats de constitution en société (délivrés après 1971)
En revanche, ces documents ne contiennent pas les informations suivantes :
- les finances de l’entreprise
- les pratiques administratives internes
- les produits
- les effectifs humains
Nous conservons également les documents privés de certaines sociétés ontariennes qui peuvent contenir ces types d’informations. Pour obtenir davantage de détails, consultez la section Documents connexes de ce guide.
Recherche de dossiers des sociétés par sujet (1868-1979)
La recherche de documents sur les personnes morales se déroule en deux étapes.
Étape 1. Rechercher dans la liste des sociétés
La liste des sociétés est un index regroupant les entreprises constituées en Ontario entre 1868 et avril 2008. Elle fournit les renseignements suivants :
- le numéro de la société
- le nom légal de la société
- la date de constitution
- la date ou période de dissolution, le cas échéant
Comment utiliser la liste des sociétés pour trouver un dossier :
- Demandez la liste des sociétés au comptoir de référence de la salle de lecture.
- Effectuez une recherche dans la liste à l’aide de mots-clés correspondant au nom de la société. Par exemple, The Bancroft Mica Company Limited sera inscrite à la fois sous « Bancroft » et « Mica ». Pour gagner du temps, utilisez le mot-clé le plus précis (ici, « Mica »).
- Prenez note du numéro de la société (sous « Ont. Corp No. »).
- Repérez la mention figurant dans la colonne de droite :
- 9 = la société a cessé d’exister avant 1907
- T = la société a cessé d’exister avant 1979
- N ou aucune mention = reportez-vous à la section Sociétés constituées après 1979
Étape 2. Trouver les dossiers des sociétés
Documents concernant les sociétés après 1979
Dossiers séparés
Nous disposons de certaines déclarations annuelles et de la correspondance courante des personnes morales encore actives en 1979. Ces documents, jugés moins essentiels pour le gouvernement, ont été séparés des dossiers de constitution et versés aux archives.
Pour trouver les dossiers séparés :
- Consultez l’aide à la recherche des dossiers des sociétés actives (RG 55-4) pour trouver le numéro de société dont vous disposez.
- Soumettez une demande pour consulter les documents en personne en fournissant les informations suivantes :
- le code de référence : RG 55-5
- le numéro de la société (inclure le préfixe « TC » – nous conservons les dossiers TC 1-3155, TC 3221, TC 21293-23885)
- le nom de la société
Sociétés constituées après 1979
ServiceOntario conserve les dossiers des sociétés constituées après 1979, y compris celles qui ont depuis été dissoutes.
Consultez la liste des sociétés pour trouver les informations suivantes :
- le numéro de société
- les années de constitution et de dissolution
pour les sociétés constituées avant avril 2008.
Pour demander les dossiers des sociétés constituées après 1979, contactez le Registre des entreprises de l’Ontario.
Documents connexes
Documents des sociétés de personnes et des associations d’assistance mutuelle
Nous conservons les documents d’enregistrement des sociétés non constituées en personne morale ainsi que des associations d’assistance mutuelle.
Archives des faillites
Nous conservons les dossiers des particuliers et des entreprises qui ont déclaré faillite en Ontario jusqu’en 1995.
Fonds de La Compagnie T. Eaton (F 229)
Nous conservons les documents privés de La Compagnie T. Eaton – connue sous le nom de « Eaton’s » – qui a dominé le secteur de la vente au détail au Canada pendant la majeure partie du XXe siècle.
Obtenir de l’aide pour vos recherches
Nous pouvons vous indiquer des ressources utiles pour vous aider dans vos recherches. N’hésitez pas à nous contacter.
Pour obtenir l’aide d’un professionnel pour la recherche, nous tenons une liste d’entreprises privées et de chercheurs indépendants qui peuvent faire la recherche en votre nom.
Glossaire
Rapport annuel : document que les sociétés sont tenues de déposer chaque année afin de fournir au gouvernement des informations à jour sur leur nom commercial, leur emplacement et leurs dirigeants.
Charte constitutive : c’est l’équivalent d’un « acte de naissance » d’une nouvelle société, détenu par le gouvernement.
Permis extraprovincial : permis accordé par le gouvernement aux sociétés déjà constituées à l’extérieur de la province pour leur permettre d’exercer leurs activités en Ontario.