Faire don à nos collections
Nous acceptons des dons privés de documents pour nos collections d’archives, au cas par cas.
Ce que nous acceptons
La Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation des documents requiert que nous soutenions la préservation du patrimoine documentaire de l’Ontario Dans le cadre de notre mandat, nous acceptons les dons privés de documents à notre collection pour une conservation à long terme, afin qu’ils soient accessibles aux générations futures.
Au nombre des donateurs privés à notre collection d’archives
- particuliers
- associations et organismes
- entreprises
Types de documents que nous acceptons
Nous acceptons divers types de documents, notamment :
- documents textuels
- photographies et négatifs
- films
- enregistrements sonores
- documents numériques
- cartes et plans
Visitez notre page Collection d’œuvres d’art du gouvernement de l’Ontario si vous souhaitez faire don d’œuvres d’art.
Pertinence provinciale
L’évaluation des dons possibles tient compte en grande partie de leur « pertinence provinciale ». Nous acceptons les dons dont la portée et le contenu revêtent une certaine importance pour l’Ontario dans son ensemble, ou des parties et groupes de personnes en Ontario qui sont sous-représentés dans notre collection actuelle.
En outre, nous donnons la priorité aux dons qui incluent ou incluront l’intégralité de la vie ou de l’œuvre d’une personne, d’un organisme, d’une association ou d’une entreprise.
Les dons qui ne réunissent pas ces critères pourraient mieux convenir à une autre institution, comme les archives municipales ou communautaires, les archives d’entreprise ou universitaires ou d’autres archives gouvernementales. Nous pourrons peut-être vous aiguiller vers une autre institution, en fonction de la nature de votre proposition de don.
Étapes pour faire un don
Il est nécessaire de suivre des démarches en sept étapes pour faire un don à notre collection.
- Présentation d’une demande pour un don comprenant les renseignements suivants :
- Votre nom
- Votre emplacement
- La description des documents que vous avez l’intention de donner (types et formats des documents, taille, plage de dates, etc.)
- L’état des documents (passable, bon, excellent, ou moisi)
- Premier examen par l’archiviste. Si votre don correspond à notre mandat de collection, nous procéderons à une évaluation officielle de son état, de son exhaustivité et de sa pertinence provinciale.
- Recommandation à l’archiviste de l’Ontario d’accepter officiellement le don.
- Rédaction de l’entente de don. Nous nous entendrons avec vous sur la meilleure façon de transférer votre don à notre institution.
- Traitement physique du don, y compris le reconditionnement et la description.
- Téléversement de la description des documents dans Recherche par collection.
- Les documents sont mis à la disposition du public selon les termes de l’entente de don.
Remarque : Tous les dons doivent suivre ce processus avec un archiviste. Tout document qui nous est envoyé sans entente ne sera pas accepté.
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