Les archivistes établissent les critères d’acquisition de documents selon la « valeur durable » estimée pour leur organisme. Par exemple, les archivistes des Archives publiques de l’Ontario décident d’accepter les documents selon l’intérêt que ces derniers ont pour la province de l’Ontario.

Unarchiviste retire des négatifs en plaque
de verre des raponnages des collectinos spéciales
Photographié par les
Archives publiques de l'Ontario

Les archivistes classent et décrivent les documents de sorte que les gens peuvent les trouver et les utiliser plus facilement. Aux Archives publiques de l’Ontario, l’outil principal de recherche de documents est la base de données des descriptions des documents d'archives à laquelle s’ajoutent sans cesse de nouveaux documents qui arrivent aux Archives.

D’autre part, les archivistes font tout ce qu’il faut pour entretenir et préserver les documents.

En dernier lieu, c’est l’archiviste qui aide les gens à déterminer et à trouver les documents nécessaires pour répondre à leurs questions dans le cadre de leurs recherches.

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Raymond Moriyama et sa mère, Elsie Nobuko, au camp d’internement de Slocan, printemps 1943
Fonds Raymond Moriyama
Code de référence : F 4449-1-16
Archives publiques de l'Ontario, I0020990

Les archives rempliront un mandat d’acquisition qui servira les intérêts particuliers de leur organisme. Les documents qui se trouvent aux Archives publiques proviennent de plusieurs endroits. Les principales sources sont les autorités gouvernementales, mais elles comprennent aussi les sociétés, les groupes communautaires et les particuliers.

Un mandat d’acquisition donne les grandes lignes des paramètres de ce que les archives collectionneront ou pas. Le mandat agit comme principe directeur dans toutes les affaires relatives aux acquisitions d’archives.

Aux Archives publiques de l’Ontario, le mandat d’acquisition est « d’acquérir des documents qui présentent un intérêt provincial » et qui procurent la meilleure évidence documentaire des décisions et des activités du gouvernement de l’Ontario et de l’évolution de la société ontarienne.

Les fonds Raymond Moriyama et Moriyama and Teshima comprennent des documents datant des premières années de la vie familiale de monsieur Moriyama, y compris ses années dans un camp d’internement pour les Japonais pendant la Deuxième Guerre mondiale. Ils contiennent également plusieurs exemples de plans d’architecte produits par Moriyama au cours de son illustre carrière en tant qu’un des plus éminents archivtectes au Canada.

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Documents du fonds Mitchell F. Hepburn, 1893-1945
Code de référence : F 10
Photographié par les Archives publiques de l'Ontario

Malheureusement, les Archives publiques ne peuvent pas tout garder. Même avec un mandat d’acquisition en place, il faut que les archivistes analysent toutes les acquisitions potentielles afin de voir si elles conviennent. Après tout, si les archives vont les conserver, les documents ont intérêt à avoir de la valeur !

La méthode utilisée par les Archives publiques pour décider ce qu’elles doivent ou ne doivent pas acquérir s’appelle l’évaluation archivistique. Cette évaluation n’est pas une science exacte, mais les archivistes suivent des lignes directrices et des pratiques afin de mieux décider comment saisir le meilleur matériel documentaire possible.

Le principe directeur du travail d’évaluation des Archives publiques de l’Ontario est celui de l’intérêt provincial. Les archivistes évaluent si le document témoigne bien des grandes fonctions du gouvernement ainsi que des activités et de la vie des citoyens et des organismes ontariens.

Une conservatrice retirer la reliure d'un
journal du 19e siècle
Photographié par les Archives publiques de l'Ontario

La préservation et la conservation vont de pair. Les archivistes et les conservateurs travaillent étroitement à la préservation des documents dans leur forme originale. La conservation sert à renverser ou à arrêter les dommages, et la préservation sert à prolonger la vie des documents autant que possible.

Les conservateurs s’occupent de réparer, préserver et protéger des documents qui sont endommagés et fragiles. Avec les archivistes, ils décident quelles sont les meilleures conditions d’entreposage et de logement pour les documents. Souvent, les documents ont besoin d’un nouveau logement tel que des boîtes, des chemises et des enveloppes de qualité conservation, sans acide, selon le type de médium. L’aménagement des moyens d’entreposage variera aussi selon le type de médium. Par exemple, il vaut mieux entreposer les cartes et les plans architecturaux à plat. La préservation peut aussi dire créer d’autres formats de présentation et donc protéger le document original de toute utilisation.

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Une conservatrice replace une photographie
dans un album
Photographié par les Archives publiques de l'Ontario

D’ordinaire, les dépôts d’archives possèdent des entrepôts spécialement conçus et équipés de contrôle de température et d’humidité qui minimisent la détérioration physique de ce qu’ils contiennent. Les nouvelles installations d’entreposage de Bolton pour les Archives publiques de l’Ontario sont équipées d’un contrôle du milieu à la fine pointe de la technologie, y compris un entrepôt frais et froid (congélateur) pour les films et les photos.