Les documents d'archives sont classées selon la personne ou l’autorité qui a créé organise les documents ou accumulé. Cela est bien différent dans une bibliothèque, où les documents sont classés par sujet. Les bibliothèques offrent des documents qui ont un sujet donné. Les archives offrent des documents qui proviennent de quelqu’un. Lorsque vous faites des recherches dans les archives, vous travaillez du point de vue du créateur, en pénétrant dans ce que cette personne a observé, enregistré et pensé.

Deux chercheurs admirent la « grand carte »
de David Thompson
Photographie des Archives plubliques de l'Ontario

Les documents créés par un seul individu ou par un groupe sont appelés des fonds. Les Archives de l’Ontario possèdent le fonds T. Eaton Co,(en anglais seulement) qui renferme des documents textuels, photographiques et audio-vidéo créés par la T. Eaton Company Limited. Elles possèdent aussi le fonds David Thompson,(en anglais seulement) fonds composé de carnets, de journaux personnels, de carnets de campagne et d’autres documents du cartographe David Thompson. À la lumière de l’ensemble du travail du créateur des documents, l’archiviste étudie les relations qui existent entre les documents et l’évolution du temps.

La source du fonds est importante. Il s’agit de la provenance ou de l’origine des archives. Dans le but de comprendre un groupe de documents, leur intérêt et leur valeur, l’archiviste doit connaître l’origine ou la « provenance » de ces documents : « faire connaissance » avec la personne, la famille, le groupe ou l’entreprise qui a créé, utilisé et accumulé les documents ainsi que connaître les circonstances dans lesquelles ces documents ont été créés.

Les archivistes tenteront de préserver l’état primitif utilisé par le créateur. La structure de classement en dit long sur les individus, les relations et les événements qui ont produit les documents.

Une archiviste pose devant des boîtes
récemment arrivées
Photographie des Archives plubliques de l'Ontario

Rayonnages
Photographie des Archives plubliques de l'Ontario

Ensemble, les principes de la provenance et de ondre original préservent le contexte des documents et permettent de mieux comprendre le créateur et la situation.

Boîtes de documents non-traités
Photographie des Archives plubliques de l'Ontario

Pourtant, dans les faits, peu de documents arrivent aux Archives publiques bien étiquetés et classés. Les archivistes doivent tenter d’établir un ordre qui respecte les origines du document tout en donnant un accès facile aux chercheurs.

Il est souvent impossible d’entretenir physiquement des collections dans l’état dans lequel elles arrivent. Bon nombre de groupes de documents renferment des types de médias différents (imprimés, film ou vidéo, photos et enregistrements sonores) qui doivent être entreposés et préservés de façon différente. Dans ce cas, l'ordre original est entretenu sur papier en le documentant et en le décrivant attentivement.

Les archivistes ont créé des instruments de recherche qui décrivent les collections et qui servent de guides.

Ensuite, ils tentent de décrire les documents de la même manière. Les descriptions archivistiques mettent les groupes de documents par catégorie à divers niveaux : fonds (groupe de documents produits par un seul créateur), séries (type de document ou objet de leur création) et parfois des documents individuels. Une description faite selon les Règles pour la description des documents d’archives comprendra une brève biographie du créateur des documents, une description du contenu (y compris les dimensions physiques) et des notes de bas de page pertinentes.

Le but d’une description archivistique est de répondre à des questions importantes au sujet d’un groupe de documents, permettant aux chercheurs de déterminer s’ils ont un lien avec le sujet de leur recherche. Ces questions comprennent :

• Qand les documents ont-ils été créés ?
  
  La description inclut une ou des dates qui indiquent quand le groupe de documents a été créé.
  
  
• Quels sont le type et les volumes de documents ?
  
  La description contient des renseignements sur le format et le volume des documents qui composent le groupe de documents. Le groupe contient-il des cartes, des photographies, des enregistrements sonores ? Et si c’est le cas, combien y en a t’il ?
  
  
• Comment ce groupe de document a t’il été formé, et quels renseignements contient-il ?
  
  La description contient des renseignements sur les activités personnelles ou professionnelles qui ont mené à la création des documents. Ces renseignements portent aussi sur les sujets et le contenu des documents.
  
  
• Quelle personne ou groupe a créé les documents ?
  
  La description comprend la biographie de la personne, ou l’historique du groupe, qui a créé les documents. Savoir ce qu’une personne a accompli durant sa vie ou ce qu’un groupe a fait dans la conduite de ses activités permet de comprendre pourquoi ces documents existent ainsi que leurs sujets.
  
  

• Il y a t’il des restrictions à la consultation, l’utilisation ou la reproduction de ces documents ?
  
  La description comprend des renseignements sur toutes restriction quand à l’accès aux documents, leur reproduction, ou leur utilisation dans une publication, une émission un sur un site Web. La permission du donneur des documents ou du détenteur du droit d’auteur peut être requise pour leur utilisation ou leur publication.
  
  
• Comment peut-on consulter ces documents ?
  
  Les documents peuvent être consultés de diverses façons. Selon le cas, cette partie de la description :
  
  
  • vous dirige vers une liste de documents ou des dossiers; cette liste, sur papier ou en ligne, permet l’identification de documents ou dossiers spécifiques;
    
    
  • vous explique comment commander les documents dans une de nos salles de lecture;
    
    
  • vous indique que vous devez contacter un archiviste ou l’Unité de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée des Archives pour de plus amples renseignements;
    
    
  • vous dirige vers des images dans la base de données des documents visuels; ou
    
    
  • vous dirige vers notre service interprêt de microfilm, ce service vous permet d’emprunter une copie de microfilms de certains de nos documents, et ce depuis votre bibliothèque locale.
    
    

Les Archives publiques de l’Ontario décrivent les documents gouvernementaux en s’appuyant sur leur fonction plutôt que sur leur créateur. En effet, le rôle et les responsabilités des créateurs, c’est-à-dire des ministères, des commissions, des agences et des conseils, changent constamment. Toutes les descriptions de documents gouvernementaux sont associées à des « histoires d’agence », c’est-à-dire de brèves notices résumant les changements de responsabilités au fil du temps.

Par exemple, le ministère du Commissaire à l'Agriculture et aux Travaux publics a été responsable de l'immigration de 1869 à 1874. Pour trouver des renseignements sur l'immigration durant cette période, il est nécessaire de baser ses recherches sur la fonction plutôt que sur l'agence responsable.

Les Archives publiques de l’Ontario entretiennent plusieurs bases de données.

1. La Base de données des descriptions des archives fournit des renseignements en ligne sur de nombreux fonds et sur la façon d’y faire des recherches. Servez-vous-en pour chercher des documents et vérifier ce qui est disponible, pour voir ce que les fonds contiennent et découvrir comment vous pouvez accéder aux documents.
2. La Base de données de documents visuels permet l’accès à des milliers d'images numérisées de photographies et œuvres d'art documentaire déteneus par les Archives publiques de l’Ontario.

Les guides de recherches et des services à la clientèle contiennent des renseignements sur les politiques et les procédures d’utilisation des Archives publiques de l’Ontario, et offrent des conseils pour trouver et utiliser des types particuliers de documents.

Malgré tout, n’oubliez pas que toutes les collections n’ont pas encore été décrites. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, téléphonez, envoyez un courriel ou rendez-vous en personne aux Archives publiques. Notre personnel de référence se fera un plaisir de vous aider à naviguer dans nos salles de lecture et les ressources que vous y trouverez.