Gestion de I' information

Promouvoir l’excellence dans la conservation des documents

Services au gouvernement


En vertu de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, les Archives publiques de l’Ontario offrent des services consultatifs sur la conservation des documents afin d’aider les ministères et les organismes désignés de l’Ontario à s’acquitter de leurs obligations en matière de conservation des documents aux termes de la loi. Pour encourager la responsabilité et la transparence gouvernementales et promouvoir l’excellence dans les pratiques de conservation des documents du gouvernement, les Archives ont mis au point et publié des outils de soutien, des guides et des documents de formation et d’information.

Les Archives publiques de l’Ontario soutiennent les ministères et les organismes dans leurs activités de planification et gèrent le suivi de plus de 14 000 calendriers de conservation des documents approuvés par l’Archiviste. Ces calendriers peuvent être consultés en ligne par l’ensemble du personnel du gouvernement de l’Ontario et mis à la disposition d’organismes gouvernementaux désignés.

Le Règlement 336/07 (Ce document est disponible en anglais seulement) fait état des organismes provinciaux qui sont désignés comme organismes publics aux termes de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents.

Les principales fonctions du gouvernement, telles l’administration, l’élaboration de politiques, les services juridiques, les communications et la gestion du personnel cadre sont pratiquées dans chaque ministère du gouvernement de l’Ontario. Les types de documents créés et tenus par les bureaux qui remplissent ces fonctions étant largement similaires, il s’avère plus pratique et plus efficace que l’on dispose de séries de documents communs que chaque bureau peut utiliser de manière uniforme pour ses propres documents (imprimés et électroniques).

Les documents éphémères sont fréquents dans les organismes publics du gouvernement. Leur conservation et leur destruction sont également autorisées par une série de documents communs.

Les séries de documents communs suivantes ont pris effet en 2008 :

  • Fonctions administratives du gouvernement de l’Ontario - [Word - PDF]
  • Communications - [Word - PDF]
  • Bureaux des sous-ministres - [Word - PDF]
  • Services juridiques - [Word - PDF]
  • Politiques et planification - [Word - PDF]

Les 15 séries de documents communs basés sur les fonctions du gouvernement de l’Ontario suivantes ont été lancées en 2015:

  • La gestion des employés [PDF]              
  • Le matériel et fournitures  [PDF]  
  • La gestion des installations et des propriétés [PDF]  
  • La gestion financière [PDF]
  • Le service de gestion du parc [PDF]
  • La gestion de l’information  [PDF]
  • Les technologies de l’information [PDF]
  • Les relations du travail [PDF]
  • L’Apprentissage et perfectionnement [PDF]
  • Les services juridiques [PDF]
  • La santé et sécurité au travail [PDF]
  • La conception organisationnelle [PDF]
  • Les relations publiques et avec les intervenants [PDF]
  • L’Édition [PDF]
  • La gestion Stratégique [PDF]

Les calendriers de conservation des documents suivants ont été développées en 2015 pour être utilisées par le personnel des bureaux des ministres et du cabinet du premier ministre ou de la première ministre.

  • Calendrier commun de conservation des documents du Gouvernement de l’Ontario documents publics des ministres (2015) -[PDF]

  • Calendrier de conservation des documents du cabinet du premier ministre ou de la première ministre (2015) - [Word -PDF]

Modifications des dispositions de la LAIPVP et de la LAIMPVP sur la tenue de documents

La Loi de 2014 sur la responsabilisation et la transparence du secteur public et des députés ont modifié la Loi sur l’accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et la Loi sur l’accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Les modifications relatives de LAIPVP et LAIMPVP à la tenue de documents sont contenues dans calendrier 6 de la Loi et enteront en vigueur le 1er janvier 2016. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez voir ci-dessous :

  • Fiche d’information avec les questions et les réponses - [PDF]

Matériel et ressources de formation en tenue de dossiers


  • Gestion des dossiers et de l’information 101 [Word]
    Ce module permet de comprendre les obligations imposées par la loi et les politiques en matière de gestion des dossiers et de l’information en définissant et distinguant ces deux types de gestion, et en les examinant.
  • Gestion des dossiers et de l’information 102 [PDF]
    Ce deuxième module explique ce qu’est une bonne gestion de dossiers, et comment gérer les dossiers simplement et efficacement.

Le conserver ou ne pas le conserver [PDF]
Le diagramme montre chaque étape de la gestion d’un dossier au cours de son cycle de vie dans le contexte de la FPO, de la reconnaissance d’un dossier de nature publique et de son type (transitoire par rapport à commercial) à sa destination finale.


Exigences quant à la conservation des documents

  • Exigences relatives aux calendriers de conservation des documents - [Word - PDF]

Fiches techniques

  • Le calendrier de conservation : fondement de la politique de gestion des documents - [Word - PDF]

Bulletins

  • Périodes de conservation, accès aux documents d’archives et Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée - [Word - PDF]
  • Documents relatifs à des programmes terminés, transférés ou privatisés - [Word - PDF]
  • Gestion des dossiers du ministère requise quant à des commissions d’enquête et à des enquêtes policières - [Word - PDF]

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